Gmail cung cấp cho người dùng cơ hội tìm kiếm các thư mục cụ thể hoặc toàn bộ hộp thư đến của họ để tìm kiếm email hoặc tệp đính kèm. Tuy nhiên, chức năng tìm kiếm cơ bản có những hạn chế của nó trừ khi bạn học một danh sách dài các toán tử.
Nếu bạn, giống như nhiều người, có hàng nghìn hoặc thậm chí hàng triệu email, thì việc tìm một email bạn cần là điều tương đối khó. Đặc biệt là khi nói đến các tệp đính kèm. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tìm nhanh chóng và dễ dàng các tệp đính kèm lớn hơn trong Gmail.
Tìm kiếm nâng cao trong Gmail
Không nhiều người sử dụng chức năng tìm kiếm nâng cao từ giao diện Gmail. Tất nhiên, rất ít người cũng sử dụng tìm kiếm nâng cao của Google, vì vậy thực tế không có gì đáng ngạc nhiên. Tuy nhiên, trong đó công cụ tìm kiếm của Google đơn giản hơn một chút về những gì bạn có thể làm, thì Gmail không có hướng dẫn hàng đầu và cũng không có giao diện đặc biệt thân thiện với người dùng.
Để truy cập chức năng tìm kiếm nâng cao, bạn cần nhấp vào mũi tên nhỏ nằm trên thanh tìm kiếm cơ bản của Gmail.
Từ đó, bạn sẽ được cung cấp tám yếu tố hoặc thông số tìm kiếm khác nhau mà bạn có thể sử dụng. Điều này sẽ cho phép bạn lọc ra các kết quả tốt hơn nhiều so với việc sử dụng các từ khóa trong thanh tìm kiếm.
Bạn có thể sử dụng chức năng này để tìm kiếm người gửi, người nhận, chủ đề, từ ngữ cụ thể, v.v. Tuy nhiên, thú vị nhất là tùy chọn cho phép bạn tìm kiếm các email không chứa các từ cụ thể. Điều này có nghĩa là bạn có thể lọc ngay lập tức một số email nhạy cảm nếu bạn đang thực hiện tìm kiếm nâng cao này với một người nào đó đang theo dõi bạn.
Bạn cũng có thể bao gồm hoặc loại trừ các cuộc trò chuyện khỏi danh sách. Điều này thực sự thú vị và hữu ích. Nếu bạn chỉ dựa vào chức năng tìm kiếm cơ bản và bạn tìm kiếm hộp thư đến của mình theo người gửi, kết quả sẽ hiển thị cả email và lịch sử trò chuyện của bạn với người gửi.
Lọc các tệp đính kèm
Để bắt đầu tìm kiếm email có tệp đính kèm, trước tiên bạn sẽ muốn đánh dấu vào hộp Có tệp đính kèm từ giao diện tìm kiếm nâng cao.
Bạn cũng có thể muốn chọn thông số tìm kiếm chính cho Tất cả thư, đề phòng trường hợp bạn không thích tổ chức email của mình trong các thư mục chuyên dụng. Không có nhiều người làm điều này, vì vậy không sao cả.
Sau đó, bạn sẽ phải chỉ định một số trong hộp Kích thước. Sau đó, bạn có thể tìm kiếm email có chứa tệp đính kèm lớn hơn hoặc thấp hơn giá trị đã cho. Giá trị có thể được biểu thị bằng kilobyte, byte và megabyte. Bạn có thể chuyển đổi giữa ba tùy thuộc vào việc cái nào có ý nghĩa hơn.
Bạn cũng có thể thêm khung thời gian làm thông số khác nếu bạn nghĩ rằng nó sẽ hữu ích. Sau khi tất cả các tùy chọn của bạn được thiết lập, bạn có thể nhấp vào liên kết ở góc dưới cùng bên phải của giao diện tìm kiếm để lưu bộ lọc để sử dụng trong tương lai. Nếu bạn cho rằng mình không cần cái này, chỉ cần nhấp vào kính lúp ở bên trái để khởi chạy truy vấn với bộ lọc mới của bạn.
Kết quả sẽ trả về gần như ngay lập tức, tất nhiên tùy thuộc vào máy tính của bạn và ISP của bạn.
Thay vào đó, bạn cũng có thể sử dụng các toán tử trong thanh tìm kiếm cơ bản.
- Kích thước: [kích thước tệp] - kích thước này được sử dụng để tìm kiếm thư hoặc email lớn hơn kích thước được chỉ định tính bằng B, KB hoặc MB. (I E. Kích thước: 4MB hiển thị các email vượt quá 4MB, bao gồm cả tệp đính kèm.)
- Nhỏ hơn: [kích thước tệp] - toán tử này cho phép bạn tìm kiếm các thư nhỏ hơn giá trị được chỉ định. (I E. Nhỏ hơn: 19KB sẽ hiển thị các email nhỏ hơn 19KB.)
Các cách khác để lọc email
Nếu bạn vẫn gặp sự cố khi tìm tệp đính kèm email mà bạn đang tìm kiếm, có một số tùy chọn khác để thu hẹp kết quả. Ở đầu kết quả tìm kiếm, bạn sẽ thấy một số tùy chọn có thể được sử dụng để lọc lựa chọn.
Sử dụng phím này để hiểu rõ hơn những gì bạn có thể làm:
- Chỉ lọc theo hình ảnh - Nếu tệp đính kèm bạn đang tìm kiếm là hình ảnh, hãy chọn tùy chọn đầu tiên trong kết quả tìm kiếm của bạn. Nó sẽ tự động lọc ra mọi tệp đính kèm không phải là hình ảnh.
- Chỉ lọc theo video - Thao tác này sẽ xóa mọi kết quả không chứa tệp đính kèm video.
- Tìm kiếm theo khung thời gian - Chọn một trong các lựa chọn trong menu thả xuống hoặc chọn tùy chọn tùy chỉnh cho phép bạn chọn ngày và giờ nhất định.
- Tìm kiếm theo người gửi hoặc người nhận - Tùy chọn thứ tư cho phép bạn thu hẹp bên kia đã gửi hoặc nhận tệp đính kèm đó.
- Tùy chọn nâng cao - Nếu bạn muốn quay lại các tùy chọn ban đầu được liệt kê ở trên, bạn có thể làm như vậy bằng cách nhấp vào tùy chọn thứ năm.
Nếu bạn đã phát hiện ra tệp đính kèm mà bạn đang tìm kiếm, bạn có thể dễ dàng tải tệp đó xuống thiết bị của mình hoặc chuyển tiếp email cho người khác. Để tải xuống tệp đính kèm, tất cả những gì bạn cần làm là di con trỏ qua nó và nhấp vào biểu tượng tải xuống xuất hiện.
Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào phần đính kèm và chọn tùy chọn để chuyển tiếp nó trong một email hoàn toàn mới hoặc lọc nó vào một thư mục trong Gmail của bạn để lưu giữ an toàn.
Điều này có thực sự giúp ích không?
Về mặt tổ chức hộp thư đến của bạn tốt hơn, nó có thể hữu ích ở một mức độ nào đó. Sau khi nhận được kết quả mà bạn đang tìm kiếm, bạn phải bắt đầu kiểm tra theo cách thủ công để xem email nào có tệp đính kèm lớn nhất. Nếu bạn có hai hoặc ba trang kết quả, điều đó không có nghĩa là tệp đính kèm lớn nhất sẽ được liệt kê cao trong danh sách.
Các email được hiển thị vẫn được sắp xếp theo ngày từ gần đây nhất đến cũ nhất. Do đó, để có thời gian quản lý tệp đính kèm dễ dàng hơn, bạn nên ưu tiên tạo các thư mục khác nhau cho các loại tệp khác nhau.
Bằng cách này, bạn sẽ có thể tách ảnh khỏi tệp video, sách điện tử khỏi tệp âm thanh, v.v. Làm điều này sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng tốt hơn về nơi để tìm các tệp đính kèm lớn nhất của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các thư mục để sắp xếp các email có tệp đính kèm theo các thông số kích thước nhất định.
Suy nghĩ cuối cùng
Giống như Google cung cấp cho người dùng nhiều tham số tìm kiếm cho các truy vấn trực tuyến, Gmail cũng vậy. Mặc dù hộp tìm kiếm nâng cao trong Gmail có giao diện đơn giản hơn đáng kể nhưng nó vẫn thực hiện tốt công việc phân loại email theo các thông số quan trọng.
Một lĩnh vực mà Gmail vẫn còn thiếu là các tùy chọn sắp xếp thực tế. Nếu bạn muốn sắp xếp email của mình theo kích thước, loại tệp đính kèm hoặc các tính năng khác, bạn vẫn còn rất hạn chế về những gì bạn có thể đạt được.