Hình ảnh 1 trên 9
Khi nói đến việc xử lý các tài liệu hàng ngày, hiếm khi cần phải mạo hiểm ngoài tab Trang chủ của Word. Nhưng ẩn bên trong giao diện, có vô số công cụ bổ sung đang chờ được khám phá. Những tính năng này không thực sự là "bí mật", nhưng nhiều người dùng không bao giờ tìm thấy chúng - và chúng có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
Dưới đây, chúng tôi phác thảo 20 tính năng hàng đầu dễ bị bỏ qua trong Word. Nhiều người trong số họ đã ở trong Word từ một thập kỷ trở lên và có thể được tìm thấy trong menu của Word XP và Word 2003, nhưng chúng tôi sẽ tập trung vào giao diện ribbon từ Word 2007 trở lên, sau cùng, giao diện này được phát minh ra để trợ giúp người dùng tìm thấy nhiều tính năng bí truyền hơn của phần mềm.
1. Chọn Định dạng Tương tự
Trong một thế giới lý tưởng, mọi phần tử trong tài liệu của bạn sẽ có một kiểu được gán cho nó. Nhưng nếu bạn đã dựa vào định dạng cục bộ, bạn vẫn có thể dễ dàng thực hiện các thay đổi toàn cầu. Phần Chỉnh sửa, ở ngoài cùng bên phải của tab Trang chủ, bao gồm tùy chọn tiện dụng để “Chọn tất cả văn bản có định dạng tương tự”. Điều này cho phép bạn dễ dàng đánh dấu tất cả các tiêu đề đặc biệt, chú thích, v.v. của mình cùng một lúc và chỉnh sửa giao diện của chúng chỉ trong một lần lướt - hoặc áp dụng một kiểu để quản lý dễ dàng hơn trong tương lai.
2. Bảng điều khiển Clipboard
Bảng điều khiển khay nhớ tạm cung cấp một cách thuận tiện để giữ nhiều phần tử trên khay nhớ tạm thời của bạn cùng một lúc. Nhấp vào biểu tượng cửa sổ bật ra nhỏ trong phần Bảng tạm của tab Trang chủ để mở nó. Tối đa 24 thao tác cắt và sao chép gần đây được ghi nhớ và bạn có thể nhấp vào bất kỳ thao tác nào trong số đó để dán vào điểm chèn. Trình đơn thả xuống Tùy chọn ở dưới cùng cho phép bạn kiểm soát khi bảng Bảng tạm xuất hiện; một tùy chọn là làm cho nó xuất hiện khi bạn nhấn Ctrl + C hai lần.
3. Dịch
Word’s Review | Chức năng Dịch gửi văn bản tài liệu của bạn đến trang web Microsoft Translator và hiển thị bản dịch trong cửa sổ trình duyệt. Trong Word 2010 và 2013, bạn cũng có thể kích hoạt Xem lại | Dịch | Mini Translator, trình bày một chú giải công cụ mờ khi bạn di chuột qua một đoạn văn bản đã chọn; di chuyển con trỏ của bạn lên đó để xem bản dịch bật lên bằng ngôn ngữ bạn đã chọn. Có hàng tá ngôn ngữ để bạn lựa chọn: duyệt chúng bằng cách chọn Chọn ngôn ngữ dịch từ menu thả xuống Dịch.
4. Kerning
Phần mềm xuất bản trên máy tính để bàn chuyên nghiệp hỗ trợ kerning - sự điều chỉnh có chọn lọc khoảng cách giữa các ký tự để làm cho văn bản trở nên thẩm mỹ hơn. Word không làm điều này theo mặc định, nhưng có thể bật tính năng này bằng cách nhấp vào biểu tượng cửa sổ bật ra trong phần Phông chữ của tab Trang chủ và đánh dấu vào hộp có nhãn “Kerning for phông chữ”; nhập kích thước điểm tối thiểu vào hộp bên phải. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng kerning trên các phông chữ nhỏ, các chữ cái có thể chạy cùng nhau, điều này làm giảm khả năng đọc.
Để truy cập dễ dàng hơn, hãy sử dụng phím tắt CTRL + D hoặc CMD + D trên máy Mac. Lối tắt này sẽ đưa bạn trực tiếp đến màn hình Phông chữ bất kể bạn đang sử dụng phiên bản nào. Những người đang chạy Word 2007 trở về trước sẽ cần phải chọn tùy chọn Khoảng cách ký tự. Nếu bạn đang chạy phiên bản mới hơn, hãy chọn tab 'Nâng cao' ở đầu cửa sổ bật lên như được hiển thị ở trên.
5. Chèn biểu đồ
Nếu bạn muốn đưa biểu đồ Excel vào tài liệu của mình, bạn không cần phải rời khỏi Word. Chọn Chèn | Biểu đồ trong Word sẽ mở ra một dạng xem Excel thu nhỏ, trong đó bạn có thể chỉnh sửa hoặc nhập dữ liệu của mình. Chỉ cần đóng cửa sổ Excel khi bạn đã hoàn tất - nó sẽ được trình bày dưới dạng biểu đồ trong Word. Ở đầu cửa sổ Word, các tab Công cụ biểu đồ cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát thiết kế và giao diện của biểu đồ, vì vậy bạn không cần phải khởi chạy Excel theo cách thủ công.
6. SmartArt
SmartArt giúp bạn minh họa các quy trình và mối quan hệ thông qua gần 200 bố cục được thiết kế trước cho các tổ chức kim tự tháp, chu trình, phân cấp, ma trận và hơn thế nữa. Để sử dụng nó trong Word, chỉ cần nhấp vào Chèn | SmartArt và chọn một mẫu. Sau đó, nhập các nhãn của bạn vào bảng điều khiển nổi xuất hiện và kéo các nút điều khiển để thay đổi kích thước SmartArt. Nếu bạn muốn nó nổi trên tài liệu của mình, bạn có thể đạt được điều này dễ dàng bằng cách tạo một hộp văn bản (thông qua Chèn | Hộp văn bản) và đặt SmartArt của bạn bên trong nó.
7. Chèn ảnh chụp màn hình
Nếu bạn đang viết một hướng dẫn - hoặc bạn chỉ muốn một cách dễ dàng để đưa vào tài liệu của mình một hình ảnh từ một chương trình khác - bạn có thể lấy một vùng trên màn hình Windows bằng cách chọn Chèn | Ảnh chụp màn hình; trình đơn thả xuống cho phép bạn nhập trực tiếp bất kỳ cửa sổ đang mở nào dưới dạng hình ảnh. Ngoài ra, bạn có thể chọn tùy chọn Screen Clipping để kéo một hình chữ nhật bằng chuột và chụp một vùng tùy chỉnh của màn hình.
8. Chèn các bộ phận nhanh
Các doanh nghiệp thường cần tạo các thư và tài liệu có chứa các yếu tố hoặc đoạn văn chuẩn, chẳng hạn như địa chỉ. Tính năng Văn bản tự động của Word có thể giúp ích. Chọn một đoạn văn bản, sau đó chọn Chèn | Bộ phận nhanh chóng | Văn bản tự động | Lưu lựa chọn vào thư viện văn bản tự động. Bây giờ bạn có thể chèn lại văn bản đó vào bất kỳ tài liệu nào bằng cách chọn nó từ Chèn | Bộ phận nhanh chóng | Menu AutoText. Bạn cũng có thể thiết lập Phần nhanh cho các phần tử như tên công ty và địa chỉ email của bạn và trong Trình tổ chức Khối xây dựng, bạn cũng có thể thiết lập các mẫu và đối tượng truy cập nhanh.
Hãy nhớ rằng tùy chọn này không khả dụng cho người dùng Mac tại thời điểm viết bài.
9. Dấu gạch nối
Cho phép từ lẻ tràn qua hai dòng có thể cải thiện hình thức tài liệu của bạn. Nó có thể giữ cho lề phải của bạn không trở nên quá rách rưới hoặc trong văn bản được căn chỉnh đầy đủ, nó có thể ngăn các “đảo” khoảng trắng lớn xuất hiện giữa mỗi từ. Word có thể tự động gạch nối các từ khi cần thiết, nhưng tính năng này bị tắt theo mặc định: để bật tính năng này, hãy chuyển đến tab Bố cục Trang và chọn Dấu gạch nối | Tự động.
10. Số dòng
Nếu bạn đang đề cập đến mã, tài liệu pháp lý hoặc thậm chí là thơ, bạn có thể muốn đánh số các dòng của mình để dễ dàng tham khảo. Công cụ danh sách được đánh số của Word áp dụng cài đặt thụt lề có thể không giống như những gì bạn muốn: chọn Bố cục Trang | Thay vào đó, Line Numbers và Word sẽ áp dụng cách đánh số gọn gàng trong lề tài liệu. Theo mặc định, đánh số dòng được áp dụng cho toàn bộ tài liệu, nhưng bạn có thể làm cho nó bỏ qua văn bản đã chọn bằng cách chọn Số dòng | “Chặn đoạn văn hiện tại”.
11. Chữ ký kỹ thuật số
Không phải lúc nào tài liệu kỹ thuật số cũng rõ ràng có phải là tài liệu gốc đích thực hay không. Để ký tài liệu bằng khóa mã hóa cá nhân, hãy chuyển đến tab Tệp (hoặc quả cầu trong Word 2007), chọn Bảo vệ tài liệu và chọn “Thêm chữ ký điện tử”; bạn sẽ được nhắc lưu tài liệu trước khi thêm chữ ký của bạn. Chữ ký sẽ tự động bị vô hiệu nếu tài liệu bị thay đổi, vì vậy sự hiện diện của nó là sự đảm bảo tính xác thực. Nếu bạn muốn mời người khác ký một tài liệu, hãy chuyển đến tab Chèn và trong phần Văn bản, hãy chọn Dòng Chữ ký.
12. Hình mờ
Khi bạn đang lưu hành một bản nháp của một tài liệu hoặc chia sẻ điều gì đó riêng tư với đồng nghiệp trong công việc, sẽ rất hữu ích nếu bạn có thể đánh dấu trang để bạn có thể xem nhanh đó là loại tài liệu nào. Hình mờ thả xuống, trong tab Bố cục trang, cho phép bạn thêm hình mờ lớn màu xám có nội dung “BẢN THẢO”, “BÍ MẬT” hoặc “URGENT” trong hai lần nhấp. Chọn Hình mờ tùy chỉnh để đặt văn bản hoặc hình ảnh của riêng bạn.
Người dùng Mac sẽ cần sử dụng tab ‘Chèn’ ở đầu màn hình máy tính của họ để truy cập tùy chọn Hình mờ.
13. Trích dẫn
Đối với các tác phẩm học thuật, Word cũng có thể giúp bạn quản lý các trích dẫn của mình. Trên tab Tham khảo, bạn sẽ tìm thấy một nút để Quản lý Nguồn; tại đây, bạn có thể nhập chi tiết của từng tác phẩm mà bạn tham khảo, sau đó chèn tài liệu tham khảo vào chúng bằng cách nhấp vào menu thả xuống Chèn trích dẫn. Bạn có thể chọn một định dạng trích dẫn từ 14 kiểu được công nhận, bao gồm các tiêu chuẩn APA và MLA, và cuối cùng, bạn có thể tạo danh mục tài liệu bằng một cú nhấp chuột.
14. Macro
Ít nhất, giao diện tập lệnh của Office rất phức tạp, nhưng nếu bạn muốn tự động hóa một tác vụ đơn giản, lặp đi lặp lại, thì không cần phải nhập một dòng mã. Trên tab Chế độ xem, nhấp vào menu thả xuống Macro và chọn Ghi Macro. Trong hộp thoại mở ra, hãy chọn một nút hoặc phím tắt (nhớ nhấp vào Gán để xác nhận lựa chọn của bạn); sau đó thực hiện tác vụ bạn muốn tự động hóa. Khi bạn hoàn tất, hãy quay lại menu thả xuống và chọn Dừng ghi. Bây giờ, nhấn nút hoặc tổ hợp phím đã chọn của bạn bất kỳ lúc nào sẽ lặp lại các thao tác bạn đã ghi.
15. Chế độ xem phác thảo
Nếu bạn đang sử dụng Word cho một dự án lớn, chẳng hạn như luận văn đại học hoặc một cuốn tiểu thuyết, có thể hữu ích khi chia tài liệu thành các phần và tiểu mục. Đi tới Xem | Phác thảo để truy cập màn hình phân cấp cho phép bạn đánh dấu các tiêu đề và thu gọn văn bản nội dung bên dưới chúng; điều này cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan rõ ràng về tài liệu của bạn, có thể dễ dàng tổ chức lại bằng cách di chuyển các phần xung quanh. Bạn cũng có thể thu thập nhiều tài liệu vào một dự án tổng thể: bấm Hiển thị Tài liệu trong phần Tài liệu Chính của tab Dàn ý để nhập hoặc tạo các tài liệu con.
16. Màu trang
Nếu bạn muốn tài liệu của mình nổi bật, bạn có thể sử dụng Bố cục Trang | Trình đơn thả xuống Màu trang để áp dụng rửa nền; chọn Fill Effects và bạn có thể thêm các mẫu và kết cấu. Điền và các mẫu được tự động áp dụng cho tất cả các trang trong tài liệu của bạn. Ngoài ra, mặc dù bạn có thể nhìn thấy chúng trên màn hình nhưng chúng không được in ra, vì vậy chúng sẽ không ảnh hưởng đến khả năng đọc các bản in ra giấy của bạn.
Một số người dùng có thể tìm thấy lựa chọn Màu trang trong tab 'Thiết kế' tùy thuộc vào phiên bản Microsoft Word và hệ thống mà bạn đang sử dụng.
17. Chèn chỉ mục
Một tính năng hữu ích thứ ba cho các tác phẩm dài hơn là khả năng tự động tạo chỉ mục. Để sử dụng tính năng này, trước tiên bạn phải đánh dấu các tham chiếu của mình trong văn bản bằng cách chọn từ hoặc cụm từ có liên quan, sau đó nhấp vào Tham khảo | Chèn Chỉ mục. Khi bạn đã đánh dấu tất cả các từ khóa đầu của mình, hãy nhấp vào Chèn chỉ mục để tạo chỉ mục. Điều này sẽ chứa các tham chiếu đến các trường hợp bạn đã đánh dấu và các liên kết tự cập nhật đến số trang mà chúng xuất hiện trên đó.
18. Kết hợp và So sánh các tài liệu
Word có thể tự động so sánh hoặc kết hợp hai tài liệu: bạn sẽ tìm thấy công cụ trong phần Xem lại | Đối chiếu. Nếu bạn muốn tự mình thực hiện công việc, hãy nhấp vào Xem | Xem cạnh nhau; điều này sẽ tự động đặt các tài liệu của bạn cạnh nhau ở các hệ số thu phóng giống hệt nhau, vì vậy bạn có thể dễ dàng xem qua lại giữa chúng. Nếu bạn nhấp vào nút Cuộn đồng bộ, chúng thậm chí sẽ cuộn lên và xuống ở bước khóa khi bạn di chuyển con trỏ xung quanh hoặc kéo thanh cuộn.
19. Người kiểm tra tài liệu
Các nhân viên báo chí và công chức trước đây đã từng đắm mình trong nước nóng để phân phối tài liệu có thông tin nhạy cảm được nhúng trong siêu dữ liệu của họ hoặc có thể khôi phục thông qua tùy chọn Word’s Track Changes. Đừng mắc lỗi tương tự: trong phần Thông tin bên dưới tab Tệp (hoặc Orb trong Office 2007), bạn sẽ tìm thấy một loạt các tùy chọn trong trình đơn thả xuống "Chuẩn bị cho việc chia sẻ" cho phép bạn kiểm tra thông tin ẩn (và xác nhận khả năng tương thích với các phiên bản Word khác).
20. Tùy chỉnh dải băng
Giao diện ruy-băng được thiết kế để ổn định hơn so với giao diện Office 2003 có khả năng tùy biến cao. Tuy nhiên, nếu bạn chọn File | Tùy chọn | Tùy chỉnh Ribbon, bạn có thể thêm các chức năng mới vào nó và xóa những chức năng bạn không muốn thấy. Bạn có thể thêm các tính năng thường không được hiển thị - có một lựa chọn hữu ích về “Các lệnh không có trong ruy-băng” - và thậm chí tạo các tab của riêng bạn. Nếu điều đó quá phức tạp, bạn có thể tùy chỉnh thanh công cụ Truy cập nhanh xuất hiện ở đầu màn hình bằng cách sử dụng mũi tên thả xuống nhỏ ở đầu bên phải của nó.
