Cách đếm ô có văn bản trong Excel

Bảng tính Excel là một trong những cách tốt nhất để lưu trữ và phân tích dữ liệu. Bảng tính có thể được tạo thành từ các ô với sự kết hợp của số và văn bản. Để hiểu dữ liệu của bạn nhiều hơn, bạn có thể cần phân biệt các ô với văn bản.

Cách đếm ô có văn bản trong Excel

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chọn một phạm vi ô, sau đó sử dụng hàm COUNTIF để đếm các ô có văn bản. Ngoài ra, bạn có thể học cách tìm văn bản cụ thể, trùng lặp và có màu trong bảng tính của mình.

Cách đếm ô có văn bản trong Excel trên PC chạy Windows

Để đếm các ô trong bảng tính của bạn với văn bản thông qua máy tính Windows của bạn:

  1. Nhấp vào một ô trống trên bảng tính của bạn để chèn công thức.

  2. Nhập vào ô trống “= COUNTIF (phạm vi, tiêu chí)”. Công thức này dùng để đếm số lượng ô có văn bản bên trong chúng trong một phạm vi ô.

  3. Trong “dải ô”, hãy nhập dải ô bạn muốn kiểm tra. Nhập ô đầu tiên và ô cuối cùng được phân tách bằng dấu hai chấm. Ví dụ: để đếm các ô từ A2 đến A9, bạn sẽ nhập “A2: A9”.

  4. Trong “tiêu chí”, hãy nhập “*”. Điều này đếm số ô có văn bản trong phạm vi. Công thức hoàn chỉnh phải tương tự như “= COUNTIF (A2: A9, “*”)”.

  5. Bây giờ hãy nhấn phím enter hoặc phím quay lại để áp dụng công thức. Kết quả sẽ hiển thị trong ô công thức.

Cách đếm ô có văn bản trong Excel trên máy Mac

Các bước để đếm các ô có văn bản trong bảng tính của bạn qua macOS cũng giống như với Excel cho Windows:

  1. Khởi chạy Excel, sau đó mở bảng tính bạn muốn phân tích.
  2. Chọn một ô trống trên bảng tính của bạn để nhập công thức.
  3. Trong ô trống, nhập “= COUNTIF (phạm vi, tiêu chí)”. Công thức này đếm số ô có văn bản trong một phạm vi ô.
  4. Trong “dải ô”, hãy nhập dải ô mà bạn muốn xem. Nhập ô đầu tiên và ô cuối cùng được chia bằng dấu hai chấm. Ví dụ: để đếm các ô từ B2 đến B10, bạn sẽ nhập “B2: B10”.
  5. Trong “tiêu chí”, hãy nhập “*”. Điều này đếm số ô có văn bản trong phạm vi. Ví dụ: công thức hoàn chỉnh của bạn phải tương tự như “= COUNTIF (B2: B10, “*”)”.
  6. Trên bàn phím của bạn, nhấn phím quay lại hoặc phím enter để áp dụng công thức. Kết quả sẽ hiển thị trong ô đã chọn.

Cách đếm ô có văn bản trong Excel 365

Để đếm các ô có văn bản trong bảng tính của bạn bằng Excel 365, bạn phải sử dụng cùng một hàm COUNTIF được sử dụng trong Excel dành cho Windows và macOS. Đây là cách thực hiện:

  1. Mở bảng tính Excel mà bạn muốn kiểm tra.
  2. Bấm vào một ô trống để nhập công thức.
  3. Trong loại ô trống: “= COUNTIF (phạm vi, tiêu chí)”. Công thức này sẽ đếm số lượng ô có văn bản trong chúng trong một phạm vi ô được chỉ định.
  4. Trong “dải ô”, hãy nhập dải ô mà bạn muốn xem. Nhập ô đầu tiên và ô cuối cùng được phân tách bằng dấu hai chấm. Ví dụ: để đếm các ô từ C2 đến C11, hãy nhập “C2: C1”.
  5. Trong “tiêu chí”, hãy nhập “*”. Điều này đếm số ô có văn bản trong phạm vi. Ví dụ: công thức hoàn chỉnh của bạn phải trông giống như “= COUNTIF (C2: C11, “*”)”.
  6. Bây giờ, hãy nhấn phím enter hoặc phím return để áp dụng công thức. Kết quả sẽ hiển thị trong ô công thức.

Cách đếm ô bằng văn bản trong Excel trên ứng dụng iPhone

Để đếm số ô trong bảng tính của bạn với văn bản trong đó bằng ứng dụng Excel qua iPhone:

  1. Mở bảng tính bạn muốn làm việc bằng cách nhấn vào “Mở” để xem các bảng tính đã lưu của bạn, sau đó nhấn vào tệp để mở.
  2. Nhấn đúp vào ô trống trong bảng tính để nhập công thức COUNTIF. Hoặc bạn có thể nhấn và giữ một ô trống, sau đó nhấn vào “Chỉnh sửa” từ menu bật lên.

  3. Trong loại ô trống, “= COUNTIF (phạm vi, tiêu chí)”. Công thức này sẽ đếm số ô chứa văn bản bên trong một phạm vi ô.

  4. Đối với "phạm vi", hãy nhập phạm vi ô bạn muốn đếm. Nhập ô đầu tiên và ô cuối cùng được phân tách bằng dấu hai chấm. Để đếm các ô từ D2 đến D12, hãy nhập “D2: D12”.

  5. Đối với “tiêu chí”, hãy nhập “*”. Điều này đếm số ô có văn bản trong phạm vi. Công thức hoàn chỉnh sẽ giống như sau: “= COUNTIF (D2: D12, “*”)”.

  6. Bây giờ hãy nhấn phím enter hoặc phím quay lại để áp dụng công thức. Kết quả sẽ hiển thị trong ô công thức.

Cách đếm ô bằng văn bản trong Excel trên ứng dụng Android

Để đếm số ô có văn bản trong bảng tính của bạn bằng ứng dụng Excel qua thiết bị Android của bạn:

  1. Mở bảng tính bạn muốn kiểm tra bằng cách nhấn vào “Mở” để xem các bảng tính đã lưu của bạn, sau đó nhấn vào tệp để mở.

  2. Nhấn đúp vào ô trống để nhập công thức COUNTIF. Ngoài ra, hãy nhấn và giữ một ô trống, sau đó nhấn vào “Chỉnh sửa” từ menu bật lên.

  3. Trong ô trống, hãy nhập “= COUNTIF (phạm vi, tiêu chí)”. Công thức này đếm số ô có văn bản bên trong một phạm vi ô.

  4. Trong “dải ô”, hãy nhập dải ô mà bạn muốn đếm. Nhập ô đầu tiên và ô cuối cùng được phân tách bằng dấu hai chấm. Để đếm các ô từ E2 đến E12, hãy nhập “E2: E12”.

  5. Đối với “tiêu chí”, hãy nhập “*”. Điều này đếm số ô có văn bản trong phạm vi được chỉ định. Công thức hoàn chỉnh của bạn sẽ giống như sau: “= COUNTIF (A2: E12, “*”)”.

  6. Bây giờ hãy nhấn phím enter hoặc phím quay lại để áp dụng công thức. Kết quả sẽ hiển thị trong ô công thức.

Cách đếm ô có văn bản cụ thể trong Excel

Bằng cách sử dụng hàm "COUNTIF", chúng tôi có thể đếm số ô có văn bản cụ thể. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ tìm số lần từ “Excel” xuất hiện trong một phạm vi ô cụ thể:

  1. Mở bảng tính trong Excel mà bạn muốn kiểm tra.
  2. Bấm vào một ô trống để nhập công thức.

  3. Trong ô trống, nhập “= COUNTIF (phạm vi, tiêu chí)”. Công thức này sẽ đếm số ô chứa văn bản cụ thể trong một phạm vi ô.

  4. Đối với "phạm vi", hãy nhập phạm vi ô bạn muốn đếm. Nhập ô đầu tiên và ô cuối cùng được phân tách bằng dấu hai chấm. Để đếm các ô từ A2 đến A20, hãy nhập “A2: A20”.

  5. Đối với "tiêu chí", hãy nhập "Excel." Điều này đếm số ô có "Excel" trong phạm vi được chỉ định. Công thức của bạn phải giống với “= COUNTIF (A2: A20, “Excel”)”.

Cách đếm ô có văn bản trùng lặp trong Excel

Trong ví dụ sau, chúng tôi đang tìm kiếm các điểm trùng lặp của học sinh. Bảng tính của chúng tôi được thiết lập như sau:

  • Cột A - liệt kê các sinh viên A2: A10 của chúng tôi
  • Cột B - liệt kê điểm của từng học sinh (A, B hoặc C)
  • Cột D – liệt kê các điểm có sẵn. D2 cho “Như”, D3 cho “Bs” và D4 cho “Cs”.
  • Cột E - liệt kê số lượng của mỗi lớp.

Đếm ô có văn bản trùng lặp bao gồm cả trường hợp đầu tiên

Để đếm số lượng ô trong bảng tính của bạn với các phiên bản cấp “A”, “B” hoặc “C” - bao gồm cả phiên bản đầu tiên - hãy nhập các công thức sau:

  • Đối với các trường hợp của điểm “A”, hãy nhấp vào ô E2 và nhập công thức “= COUNTIF (B2: B10, D2)”.

  • Đối với các trường hợp của lớp “B”, hãy nhấp vào ô E3 và nhập công thức “= COUNTIF (B2: B10, D3)”.

  • Đối với các trường hợp của lớp “C”, hãy nhấp vào ô E4 và nhập công thức “= COUNTIF (B2: B10, D4)”.

Bây giờ bạn có số lượng các điểm trùng lặp bao gồm cả trường hợp đầu tiên được liệt kê trong cột “E.”

Đếm ô có văn bản trùng lặp loại trừ trường hợp đầu tiên

Để đếm số lượng ô trong bảng tính của bạn với các phiên bản cấp “A”, “B” hoặc “C” - không bao gồm phiên bản đầu tiên - hãy nhập các công thức sau:

  • Đối với các trường hợp của lớp “A” không bao gồm trường hợp đầu tiên, hãy nhấp vào ô E2 và nhập công thức “= COUNTIF ($ B $ 2: $ B $ 10, D2) -1”.

  • Đối với các trường hợp của lớp “B” không bao gồm trường hợp đầu tiên, hãy nhấp vào ô E3 và nhập công thức “= COUNTIF ($ B $ 2: $ B $ 10, D3) -1 ”.

  • Đối với các trường hợp của lớp “C” không bao gồm trường hợp đầu tiên, hãy nhấp vào ô E4 và nhập công thức “= COUNTIF ($ B $ 2: $ B $ 10, D4) -1”.

Bây giờ bạn có số lượng các điểm trùng lặp không bao gồm trường hợp đầu tiên được liệt kê trong cột “E.”

Cách đếm ô với văn bản màu trong Excel

Excel không có công thức để đếm các ô dựa trên màu văn bản của chúng. Để giải quyết vấn đề này, hãy lọc kết quả rồi tính. Đây là cách thực hiện:

  1. Mở bảng tính mà bạn muốn phân tích.

  2. Bấm chuột phải vào ô có văn bản màu bạn muốn đếm.

  3. Chọn “Bộ lọc”, sau đó chọn “Lọc theo Màu phông chữ của ô đã chọn” để lọc các ô có màu văn bản đã chọn.

  4. Tiếp theo, yêu cầu Excel đếm phạm vi dữ liệu của bạn. Nếu văn bản của bạn được liệt kê từ ô B2 đến B20, hãy nhập công thức sau: “= SUBTOTAL (B2: B20)”.

Khi bạn nhấn “Enter” để áp dụng bộ lọc, Excel sẽ chỉ hiển thị các ô chứa màu đó và ẩn các giá trị còn lại.

Hàm “SUBTOTAL” sẽ loại trừ các giá trị trong các hàng ẩn, do đó, chỉ trả về số lượng cho màu văn bản đã chọn.

Tìm các ô có văn bản

Ứng dụng Excel thực hiện rất tốt công việc lưu trữ dữ liệu của bạn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích. Nó xử lý văn bản cũng như số.

Hơn bốn trăm hàm của nó bao gồm hàm “COUNTIF”. Hàm này hữu ích để tìm tổng số ô chứa thông tin cụ thể như ô có văn bản và số lần xuất hiện cho văn bản cụ thể.

Bạn có thể tìm hiểu những gì bạn cần biết về dữ liệu bảng tính của mình không? Bạn thấy Excel nói chung hữu ích như thế nào? Chia sẻ ý kiến ​​của bạn trong phần bình luận bên dưới.