Giống như hầu hết mọi người, bạn có thể sử dụng Excel cho các nhiệm vụ nghiêm trọng, chẳng hạn như dự án trường học hoặc công việc. Vì vậy, các tệp bạn đang làm việc rất quan trọng. Trong trường hợp xảy ra sự cố, chẳng hạn như cắt điện, hoặc bạn vô tình đóng tài liệu, không có lý do gì để hoảng sợ.
Office 365 có tùy chọn Lưu Tự động, tùy chọn này sẽ lưu các tệp Excel, Word và PowerPoint của bạn vài giây một lần. Office 2016 và phiên bản cũ hơn của bộ ứng dụng này có tùy chọn AutoRecover, cho phép bạn khôi phục các tệp không được lưu đúng cách.
Đọc tiếp và tìm hiểu thêm về các tính năng Tự động Lưu và Tự động Phục hồi của Excel.
Excel AutoSave
Nếu bạn đã đăng ký Office 365, các tệp Office của bạn sẽ được lưu tự động với tùy chọn Lưu Tự động. Tùy chọn này được bật theo mặc định và bạn có thể thấy nó ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Excel. Tự động lưu sẽ lưu tệp trực tiếp vào tài khoản OneDrive Microsoft Cloud hoặc SharePoint Online của bạn.
Bạn có thể tắt tùy chọn này bằng cách di chuyển thanh trượt. Trong trường hợp biểu tượng Tự động lưu có màu xám, các tệp của bạn rất có thể được lưu vào một vị trí khác ngoài đám mây (ví dụ: thư mục cục bộ trên máy tính hoặc máy chủ của bạn).
Nói chung, bạn muốn bật tùy chọn Tự động lưu mọi lúc vì bạn không bao giờ biết khi nào mình sẽ cần đến nó. Bạn không thể lập kế hoạch cho các tình huống như thiếu điện hoặc đóng Excel do nhầm lẫn.
Trong trường hợp bạn đang thắc mắc về tần suất Lưu Tự động trong Excel, thời gian mặc định là mười phút một lần. Bạn có thể thay đổi cài đặt này, mặc dù quy trình sẽ được giải thích sau phần Tự động khôi phục vì đường dẫn cho Office 365 và các phiên bản cũ hơn giống nhau.
Sự cố Tự động Lưu
Mặc dù tính năng Tự động lưu luôn rất hữu ích, nhưng có một vấn đề mà một số người dùng phàn nàn. Sự cố phát sinh khi bạn cố gắng lưu tệp bằng Save As và bật tùy chọn AutoSave.
Những thay đổi bạn thực hiện trước khi sử dụng lệnh Save As sẽ cập nhật tệp gốc, ngay cả khi bạn không muốn điều đó. Nếu bạn sử dụng tính năng Lưu dưới dạng và đặt tên tệp mới khác với tệp gốc, nó có thể gây ra sự cố và nhầm lẫn.
Mọi người phàn nàn về điều này và Microsoft đã lắng nghe. Trong các chương trình Office 365, bao gồm cả Excel, Microsoft đã giới thiệu tính năng Lưu bản sao mới. Tính năng này giúp bạn tránh những sai lầm với Tự động lưu. Giờ đây, các tệp có thể được lưu chính xác như bạn dự định mà không cần thực hiện thay đổi so với bản gốc.
Excel AutoRecover
Lưu Tự động không phải là một thứ trong các phiên bản Office trước đây. Thay vào đó, Excel 2016 và các phiên bản cũ hơn có tùy chọn Tự động Phục hồi. Tính năng này cũng đóng vai trò bảo vệ chống lại các trường hợp bất ngờ có thể xóa tệp của bạn.
Ví dụ: khi Excel bị treo do thiếu điện, lần sau khi bạn mở nó, bạn sẽ thấy cửa sổ Khôi phục tài liệu. Sau đó, bạn có thể chọn khôi phục hoặc loại bỏ tệp. Bạn sẽ thấy ngày và giờ chính xác của tệp, vì vậy bạn có thể xác định chính xác tệp đó là gì.
Nếu bạn bị mất nhiều tệp, tất cả chúng sẽ được hiển thị. Bạn cũng có thể nhấp vào bất kỳ mục nào trong số chúng và xem trước chúng trước khi quyết định có giữ chúng hay không. Một lời khuyên, hãy giữ thời gian khôi phục ở thời gian mặc định mười phút hoặc rút ngắn hơn nữa.
Cách thay đổi bộ hẹn giờ tự động lưu và tự động khôi phục
Các vấn đề có thể phát sinh bất cứ lúc nào. Nếu bạn đang thực hiện một dự án quan trọng, tốt nhất là bạn nên lên kế hoạch sao lưu tập tin. Bạn không muốn mất dữ liệu của mình, đó là lý do tại sao bộ hẹn giờ Tự động Lưu hoặc Tự động Phục hồi trong Excel nên được đặt ở mức tối thiểu.
Dưới đây là cách bạn có thể thay đổi bộ hẹn giờ Tự động Lưu và Tự động Phục hồi (đường dẫn giống nhau cho bất kỳ phiên bản Excel nào):
- Mở Excel trên máy tính của bạn.
- Nhấp vào menu Tệp ở góc trên cùng bên trái của màn hình.
- Chọn Tùy chọn từ menu thả xuống.
- Nhấp vào tab Lưu ở bên trái.
- Bạn có thể chọn định dạng tệp và bật hoặc tắt các tùy chọn Tự động Lưu / Phục hồi Tự động tại đây. Đảm bảo hộp kiểm bên cạnh Tự động lưu / Phục hồi tự động được đánh dấu, cũng như hộp kiểm bên dưới - “Giữ phiên bản tự động lưu cuối cùng nếu tôi đóng mà không lưu.”
- Chỉ định tần suất AutoSave hoặc AutoRecover sẽ lưu thông tin (nhập một số từ 1 đến 120, thời gian được tính bằng phút).
Không mất dữ liệu
Mất một tệp Excel mà bạn đã làm việc hàng giờ là một cơn ác mộng. Nó đã xảy ra với tất cả mọi người, ít nhất một lần. Bạn không phải lo lắng về điều đó nữa, chỉ cần bật Tự động lưu và Tự động khôi phục và bạn sẽ an toàn.
Bộ hẹn giờ Tự động Phục hồi có thể được đặt thành ít nhất là 1 phút, chỉ cần lưu ý rằng điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất Excel của bạn. Mặc dù vậy, bạn có thể thậm chí sẽ không nhận thấy sự khác biệt. Tính năng này quá lợi hại nên bỏ qua.
Bộ hẹn giờ cho Tự động khôi phục và Lưu tự động của bạn được đặt như thế nào? Bạn đã bao giờ cần tính năng này? Hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét, chúng tôi rất vui khi nhận được phản hồi từ bạn.