Cách xuất tất cả email từ Outlook

Nếu bạn cần giải phóng một số dung lượng trong hộp thư Outlook của mình mà không cần phải xóa thư, bạn có thể muốn biết cách xuất chúng. May mắn thay, Outlook được thiết kế để phù hợp với nhiều tình huống khác nhau để bạn có thể xuất email từ tài khoản Outlook của mình mọi lúc, mọi nơi.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách dễ dàng xuất và nhập nhiều hoặc một số email từ PC của mình bằng Microsoft Outlook 2013 trở về trước.

Cách xuất tất cả email từ Outlook

Để xuất email của bạn từ Outlook và lưu nó dưới dạng tệp .pst, hãy làm như sau:

Truy cập tài khoản Outlook của bạn.
Chọn Tệp> Tùy chọn> Nâng cao.
Từ Xuất, chọn “Xuất”.
Chọn “Xuất sang tệp” và nhấp vào “Tiếp theo”.
Chọn “Tệp dữ liệu Outlook (.pst)>“ Tiếp theo ”.
Chọn thư mục cấp cao nhất mà bạn muốn xuất.
- Điều này sẽ bao gồm tất cả các mục lịch, danh bạ và công việc của bạn, v.v.
Chọn “Tiếp theo”.
Chọn “Duyệt qua” để đặt tên cho tệp và chọn vị trí lưu, sau đó chọn “Ok” để tiếp tục> “Hoàn tất”.

Cách xuất tất cả email từ Outlook sang Gmail

Để xuất tất cả các email của bạn từ Outlook và nhập chúng vào tài khoản Gmail của bạn, hãy làm như sau:

Truy cập tài khoản Outlook của bạn.
Chọn “Tệp” rồi chọn “Mở và xuất”.
Nhấp vào “Nhập / Xuất”.
Chọn “Xuất sang tệp”> “Tiếp theo”.
Chọn “Tệp dữ liệu Outlook (.pst)”> “Tiếp theo”.
Chọn tài khoản của bạn, chọn hộp "Bao gồm các thư mục con"> "Tiếp theo".
Chọn vị trí lưu tệp> Kết thúc rồi đóng Outlook.
Truy cập tài khoản Gmail của bạn trong Outlook.
Chọn “Tệp” rồi chọn “Mở và xuất”.
Nhấp vào “Nhập / Xuất”.
Nhấp vào “Nhập từ chương trình hoặc tệp khác” rồi “Tiếp theo”.
Chọn “Tệp dữ liệu Outlook (.pst)” rồi chọn “Tiếp theo”.
- Chọn tệp .pst đã xuất được lưu ở Bước 6.
Chọn “Tiếp theo”> tùy chỉnh các tùy chọn nhập của bạn> “Hoàn tất”.

Cách xuất tất cả email từ Outlook Web App

Để xuất email của bạn từ phiên bản web của Outlook, hãy làm như sau:

Truy cập Outlook OWA và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
Chọn “Tệp”> “Nhập và xuất”.
Chọn “Xuất sang tệp”> “Tệp dữ liệu Outlook”.
- Thao tác này sẽ chuyển email của bạn sang tệp PST.

Cách xuất tất cả email từ Outlook sang Excel

Để xuất tất cả email Outlook của bạn sang sổ làm việc Excel, hãy làm như sau:

Truy cập tài khoản Outlook của bạn.
Chọn “Tệp” rồi chọn “Mở và xuất”.
Nhấp vào “Nhập / Xuất”.
Từ “Trình hướng dẫn nhập và xuất”, hãy đánh dấu “Xuất sang tệp”> “Tiếp theo”.
Trong hộp thoại “Xuất sang tệp”, đánh dấu “Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy”> “Tiếp theo”.
Từ hộp thoại “Xuất sang tệp” mới, đánh dấu thư mục thư để xuất email và nhấp vào “Tiếp theo”.
Từ hộp thoại “Xuất sang tệp” thứ ba, hãy chọn “Duyệt”.
Từ hộp thoại duyệt, chỉ định thư mục để lưu tệp đã xuất, sau đó nhập tên tệp> “Ok.”
- Email của bạn sẽ được xuất dưới dạng tệp .CSV và được lưu vào thư mục bạn đã chọn.

Cách xuất tất cả email từ Outlook trên Mac

Để xuất tất cả các email Outlook của bạn qua máy Mac, hãy làm như sau:

Ghi chú: Xuất email Outlook của bạn trên máy Mac sẽ tạo tệp .OLM, tệp này chỉ có thể được sử dụng trên máy tính Mac.

Truy cập tài khoản Outlook của bạn.
Chọn “Tệp”> “Xuất”.
Chọn tất cả nội dung bạn muốn xuất, danh bạ, ghi chú, công việc, v.v., sau đó chọn “Tiếp tục”.
Nhập tên tệp và chọn nơi bạn muốn lưu tệp, sau đó “Lưu”.
- Bây giờ Outlook sẽ tạo tệp .OLM và lưu vào máy tính của bạn.

Cách xuất nhiều email từ Outlook sang PDF

Để xuất nhiều email từ Outlook sang tệp PDF, hãy làm như sau:

Truy cập tài khoản Outlook của bạn.
Chọn email bạn muốn xuất.
Chọn “Tệp”> “Lưu dưới dạng”.
Trong hộp thoại “Lưu dưới dạng”, nhập tên tệp và chọn vị trí để lưu tệp PDF.
Chọn “HTML” từ danh sách “Lưu dưới dạng loại”, sau đó chọn “Lưu”.
Điều hướng đến vị trí của tệp HTML.
Nhấp chuột phải vào tệp, sau đó chọn “Mở bằng”> “Word”.
Sau khi tệp được mở trong Word, hãy chọn “Tệp”> “Lưu dưới dạng”.
Từ hộp thoại, chọn vị trí để lưu PDF.
Tại “Save As Type”, chọn .pdf.
Sau đó, để chuyển đổi tệp Outlook PST sang PDF, hãy chọn “Lưu”.
- Giờ đây, email của bạn sẽ được lưu ở định dạng PDF.

Câu hỏi thường gặp bổ sung

Làm cách nào tôi có thể lưu tất cả email của mình để sao lưu cá nhân?

Tất cả các email của bạn có thể được lưu vào máy tính của bạn để truy xuất sau này bằng cách thực hiện như sau:

• Truy cập tài khoản Outlook của bạn.

• Chọn “Tệp” rồi chọn “Mở và xuất”.

• Nhấp vào “Nhập / Xuất”.

• Chọn “Xuất sang tệp”> “Tiếp theo”.

• Chọn “Tệp Dữ liệu Outlook (.pst)”> “Tiếp theo”.

• Chọn thư mục bạn muốn xuất, sau đó nhấp vào “Tiếp theo”.

• Chọn tên và vị trí để lưu tệp .pst của bạn, sau đó chọn ‘‘ Hoàn tất ”.

Làm cách nào để chuyển email từ Outlook sang máy tính khác?

Để chuyển email từ tài khoản của bạn sang lưu trên thẻ USB hoặc ổ cứng ngoài, hãy làm như sau:

1. Truy cập tài khoản Outlook của bạn.

2. Chọn “Tập tin”> “Tùy chọn”> “Nâng cao”.

3. Từ “Xuất”, chọn “Xuất”.

4. Chọn “Xuất sang tệp” “Tiếp theo”.

5. Chọn “Tệp Dữ liệu Outlook (.pst)>“ Tiếp theo ”.

6. Chọn thư mục cấp cao nhất mà bạn muốn xuất.

- Điều này sẽ bao gồm tất cả các mục lịch, danh bạ và công việc của bạn, v.v.

7. Chọn “Tiếp theo” rồi cắm thẻ USB hoặc ổ cứng ngoài của bạn.

8. Chọn “Duyệt qua”, sau đó nhập tên tệp và chọn thiết bị bên ngoài của bạn.

9. Chọn “Ok” để tiếp tục rồi chọn “Hoàn tất.

Từ thiết bị mới:

• Plugin và truy cập thiết bị bên ngoài của bạn.

• Điều hướng đến tệp .pst đã lưu của bạn.

• Lưu tệp vào màn hình nền.

Làm cách nào để tải xuống tất cả email từ máy chủ trong Outlook?

Cách dễ nhất để lấy tất cả email của bạn từ máy chủ Exchange là thực hiện như sau:

• Truy cập tài khoản Outlook của bạn.

• Mở một thư mục và cuộn xuống dưới cùng.

• Nếu có nhiều mục hơn cho thư mục đó trên máy chủ Exchange, bạn sẽ thấy liên kết "Nhấp vào đây để xem thêm trên Microsoft Exchange".

• Chọn liên kết và Outlook sẽ tải tất cả các thư từ máy chủ xuống máy tính của bạn.

Làm cách nào để xuất một email riêng lẻ trong Outlook?

Chúng ta sẽ xem xét ba cách để xuất một email từ tài khoản Outlook của bạn. Phương pháp đầu tiên là sao chép và dán:

1. Truy cập tài khoản Outlook của bạn.

2. Chọn email bạn muốn xuất, sau đó nhấn ‘’ Ctrl + C ’’ để sao chép.

- Nó sẽ được sao chép dưới dạng tệp MSG.

3. Truy cập và mở vị trí hoặc thư mục bạn muốn sao chép thư, sau đó nhấn ‘’ Ctrl + V ’’ để dán thư.

Bạn cũng có thể lưu nó dưới dạng tệp TXT / HTML / HTM:

1. Truy cập tài khoản Outlook của bạn.

2. Chọn “Tệp”> “Lưu dưới dạng.”

3. Chọn thư mục bạn muốn lưu email vào.

4. Từ danh sách “Lưu dưới dạng Loại”, hãy chọn loại tệp.

• Email sẽ được lưu làm chủ đề, nếu bạn muốn thay đổi, hãy thêm tên tệp mới vào đây.

5. Chọn “Lưu”.

Nếu phiên bản Outlook bạn đang sử dụng hỗ trợ tính năng “In ra PDF”, hãy làm như sau để xuất nó dưới dạng PDF:

• Truy cập tài khoản Outlook của bạn.

• Chọn email để xuất, sau đó nhấp vào “Tập tin”> “In”.

• Chọn tùy chọn “Kiểu ghi nhớ” từ “Cài đặt”.

• Từ phần máy in, chỉ định máy in là “Microsoft Print to PDF”, sau đó chọn “In”.

• Từ hộp thoại “Save Print Output As”, chọn vị trí lưu và tên tệp.

• Chọn “Lưu”.

Làm cách nào để tôi nhập thư email vào Outlook?

Nếu bạn đã xuất và xóa email của mình khỏi Outlook và muốn nhập lại, hãy làm như sau:

1. Truy cập tài khoản Outlook của bạn.

2. Chọn “Tệp” rồi chọn “Mở và xuất”.

3. Chọn “Nhập / Xuất” để bắt đầu Trình hướng dẫn Nhập / Xuất.

4. Nhấp vào “Nhập từ chương trình hoặc tệp khác” rồi nhấp vào “Tiếp theo”.

5. Chọn “Tệp Dữ liệu Outlook (.pst)”> “Tiếp theo”.

6. Chọn .pst đã lưu trước đó để nhập.

7. Từ “Tùy chọn”, chọn cách bạn muốn nhập dữ liệu của mình, sau đó nhấp vào “Tiếp theo”.

• Nếu bạn đã gán mật khẩu cho tệp .pst của mình, hãy nhập mật khẩu đó ngay bây giờ.

8. Chọn “Ok”, sau đó chọn hộp thư hoặc thư mục bạn muốn nhập dữ liệu Outlook của mình vào.

9. Chọn “Hoàn tất”.

Giữ bản sao cá nhân của email của bạn mãi mãi

Các thiên tài đằng sau Outlook biết các hộp thư của chúng tôi lấp đầy nhanh như thế nào và đã cung cấp cho chúng tôi tính năng Trình hướng dẫn Nhập / Xuất để tránh điều này. Chúng tôi có thể lưu các bản sao của email mà chúng tôi đã nhận được từ đầu - nếu muốn - mà không cần liên hệ với nhóm hỗ trợ CNTT.

Giờ thì bạn đã biết việc xuất email của mình đơn giản như thế nào, chúng tôi muốn biết liệu bạn đã quyết định xuất tất cả hay chỉ một số được chọn chưa? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây.