Biểu mẫu là một cách tuyệt vời để thu thập và thao tác thông tin cho cả tập dữ liệu lớn và nhỏ. Sử dụng đúng công cụ có thể có tác động đáng kể đến mức độ hiệu quả của quy trình làm việc của bạn. Bạn đã lựa chọn đúng khi chọn Smartsheet. Tuy nhiên, nếu bạn mới bắt đầu, bạn có thể cảm thấy hơi bối rối khi tạo biểu mẫu trong ứng dụng này. Nếu vậy, bạn đã đến đúng nơi.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo biểu mẫu trong Smartsheet trên ứng dụng PC, iPhone hoặc Android của bạn. Bạn cũng sẽ học cách tạo các loại biểu mẫu khác nhau và nâng cao kỹ năng quản lý dự án của mình.
Cách tạo biểu mẫu trong Smartsheet trên PC?
Cách hiệu quả nhất để thu thập dữ liệu người dùng mới là thông qua biểu mẫu. Khi người dùng nhập một bài gửi mới, thông tin đầu vào của họ sẽ có sẵn cho bạn trong một hàng mới ở cuối trang tính. Điều này làm cho biểu mẫu trở thành một công cụ tuyệt vời để thu thập câu trả lời khảo sát, yêu cầu công việc hoặc đơn đặt hàng mới.
Khi bạn tạo biểu mẫu trong Smartsheet, mọi người mà bạn chia sẻ biểu mẫu đó có thể gửi thông tin mới vào trang tính.
Lưu ý rằng không có ứng dụng Smartsheet có thể tải xuống cho Windows và Mac. Thay vào đó, bạn có thể truy cập ngay vào ứng dụng thông qua phiên bản trình duyệt của nó.
Tạo một biểu mẫu mới trong Smartsheet trên PC là một quá trình tương đối đơn giản. Đọc hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách làm như vậy:
- Mở ứng dụng Smartsheet trên trình duyệt internet PC ưa thích của bạn.
- Đăng nhập vào tài khoản Smartsheet của bạn.
- Tìm trang tính mà bạn muốn tạo biểu mẫu.
- Nhấp vào tab “Biểu mẫu” ở góc trên bên trái của cửa sổ ứng dụng.
- Chọn “+ Tạo biểu mẫu” để tạo biểu mẫu mới.
Ghi chú: Nếu bạn không thể thấy tab "Biểu mẫu", đó là do Thanh Menu bị ẩn. Để hiển thị nó, chỉ cần nhấn vào mũi tên xuống ở góc trên bên phải của cửa sổ ứng dụng.
Một biểu mẫu mới bây giờ sẽ xuất hiện. Nó sẽ được đặt tên theo trang tính, nhưng bạn có thể đổi tên nó trong thanh công cụ bên “Tiêu đề biểu mẫu” nếu cần.
Tất cả các cột từ trang tính sẽ ngay lập tức hiển thị trên biểu mẫu mới mà bạn không cần phải thêm chúng theo cách thủ công. Bạn có thể thêm các trường mới, xóa các trường hiện có và thêm các phần tử biểu mẫu mới trong thanh bên bên trái. Khi bạn thực hiện xong các thay đổi đối với biểu mẫu mới, đừng quên nhấp vào nút “Lưu” ở góc trên bên phải của cửa sổ ứng dụng.
Cách tạo biểu mẫu trong ứng dụng Smartsheet trên iPhone?
Điều hướng qua các biểu mẫu Smartsheet trên điện thoại của bạn là một cách hiệu quả để tận dụng bố cục tập trung vào thiết bị di động của ứng dụng. Tuy nhiên, tại thời điểm này, việc tạo biểu mẫu mới thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động không được hỗ trợ. Bạn sẽ phải tạo một biểu mẫu mới thông qua trình duyệt trên máy tính của mình, sau đó truy cập biểu mẫu đó trên ứng dụng Smartsheet trên iPhone của bạn.
Để truy cập một biểu mẫu trong ứng dụng Smartsheet trên iPhone của bạn, chỉ cần làm theo các bước sau:
- Áp dụng các bước từ phần “Cách tạo biểu mẫu trong Smartsheet trên PC” ở trên.
- Sao chép URL vào biểu mẫu và mở nó trên thiết bị di động của bạn. Bạn có thể sao chép URL bằng cách điều hướng đến “Chia sẻ biểu mẫu” -> “Liên kết”. Ngoài ra, chia sẻ biểu mẫu qua e-mail và mở liên kết e-mail trên iPhone của bạn.
- Khi được hỏi cách mở tệp trên iPhone của bạn, hãy chọn “Trang tính thông minh”.
- Đăng nhập vào tài khoản Smartsheet của bạn nếu cần.
- Bây giờ biểu mẫu sẽ mở trong ứng dụng Smartsheet.
Nếu trang tính đã có biểu mẫu trong đó hoặc nếu nó được chia sẻ với bạn, bạn có thể truy cập biểu mẫu trên iPhone của mình bằng cách làm theo các bước sau:
- Khởi chạy ứng dụng Smartsheet trên iPhone của bạn.
- Mở trang tính có chứa biểu mẫu.
- Nhấn vào ba chấm dọc ở góc màn hình bên phải.
- Nhấn vào “Biểu mẫu” từ thanh công cụ bên.
- Chọn hình thức bạn muốn truy cập.
Bây giờ bạn sẽ có thể xem biểu mẫu trong ứng dụng.
Mẹo: Bạn có thể truy cập các biểu mẫu bạn đã mở trước đó trên iPhone của mình từ phần “Trang chủ” và “Gần đây”. Tuy nhiên, nếu bạn đăng xuất khỏi ứng dụng, các biểu mẫu sẽ biến mất khỏi trang “Trang chủ”.
Cách tạo biểu mẫu trong ứng dụng Smartsheet Android?
Điều làm cho Smartsheet trở nên tuyệt vời là bố cục tập trung vào thiết bị di động cho phép bạn điều hướng các biểu mẫu bằng thiết bị Android của mình. Vì hầu hết người dùng có thể sẽ gửi biểu mẫu từ điện thoại di động của họ, chức năng này cho phép bạn kiểm tra biểu mẫu và đảm bảo rằng mọi thứ đều tuyệt vời cho mọi người.
Rất tiếc, tạo biểu mẫu mới trên thiết bị Android của bạn là một chức năng chưa có trong Smartsheet. Tuy nhiên, những gì bạn có thể làm là tạo biểu mẫu bằng phiên bản ứng dụng dành cho máy tính để bàn (thông qua trình duyệt của bạn) và chỉ cần gửi liên kết biểu mẫu cho chính bạn và mở nó trong ứng dụng dành cho thiết bị di động.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách làm như vậy:
- Tạo biểu mẫu trên máy tính Smartsheet bằng cách làm theo các bước từ phần “Cách tạo biểu mẫu trên PC” ở trên.
- Sao chép URL của biểu mẫu vào điện thoại của bạn. Để làm như vậy, hãy nhấn vào “Chia sẻ biểu mẫu” -> “Liên kết” trên phiên bản dành cho máy tính để bàn và gửi cho chính bạn. Bạn cũng có thể chia sẻ biểu mẫu qua e-mail trên máy tính để bàn và mở nó trên thiết bị Android của mình.
- Trên điện thoại, bạn sẽ nhận được lời nhắc chọn ứng dụng để truy cập liên kết. Chọn “Trang tính thông minh”.
- Biểu mẫu sẽ mở trong ứng dụng Smartsheet.
Nếu biểu mẫu đã được bao gồm trong trang tính mà ai đó đã chia sẻ với bạn, hãy mở biểu mẫu theo cách sau:
- Mở trang tính đó trên ứng dụng Android Smartsheet của bạn.
- Nhấn vào ba dấu chấm dọc ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ.
- Nhấn vào “Biểu mẫu” từ menu thả xuống.
- Chọn hình thức bạn muốn xem.
Mẹo: Bạn có thể truy cập biểu mẫu bạn đã xem trước đây trên thiết bị Android của mình từ phần “Trang chủ” và “Gần đây” trong ứng dụng. Tuy nhiên, nếu bạn đăng xuất, biểu mẫu sẽ biến mất khỏi phần “Trang chủ”.
Câu hỏi thường gặp bổ sung
Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về Smartsheet, đây là một số câu hỏi khác có thể hữu ích:
Làm thế nào để tạo một biểu mẫu phản hồi trong Smartsheet?
Tạo biểu mẫu phản hồi trong Smartsheet có nghĩa là bạn sẽ phải tạo một biểu mẫu chuẩn cho Trang phản hồi của mình. Nếu bạn không có trang tính với các câu hỏi phản hồi, trước tiên bạn cần tạo một trang tính.
Dưới đây là các bước để tạo biểu mẫu phản hồi:
1. Mở ứng dụng Smartsheet trên trình duyệt internet PC của bạn.
2. Tìm trang Phản hồi mà bạn muốn tạo biểu mẫu.
3. Nhấp vào tab “Biểu mẫu” ở góc trên bên trái của cửa sổ ứng dụng.
4. Chọn “+ Tạo biểu mẫu” để tạo biểu mẫu mới.
Nếu không muốn tạo biểu mẫu từ đầu, bạn có thể tìm thấy rất nhiều mẫu phản hồi miễn phí trên trang này. Khi bạn tìm thấy mẫu mình thích, hãy chọn tùy chọn “Trang tính thông minh” bên cạnh Excel và PDF.
Thao tác này sẽ tự động mở mẫu trong ứng dụng trình duyệt. Các mẫu này đi kèm với các biểu mẫu được tạo sẵn. Để quản lý chúng, hãy làm theo các bước dưới đây:
1. Mở mẫu bạn vừa tải xuống.
2. Nhấp vào nút "Biểu mẫu" ở phía trên bên trái của cửa sổ.
3. Chọn “Quản lý biểu mẫu”.
4. Nhấp vào biểu mẫu được tạo sẵn để quản lý nó.
Làm thế nào để tạo một biểu mẫu khảo sát trong Smartsheet?
Bạn có thể sử dụng biểu mẫu Smartsheet để thu thập kết quả khảo sát của mình. Làm như vậy sẽ yêu cầu lập một trang tính trong đó mỗi cột sẽ đại diện cho một câu hỏi khảo sát cụ thể. Khi bạn nhập xong câu hỏi khảo sát, chỉ cần áp dụng các bước chung để tạo biểu mẫu:
1. Mở trang tính trong ứng dụng trình duyệt dành cho máy tính để bàn nơi bạn muốn tạo biểu mẫu.
2. Nhấp vào “Biểu mẫu” và sau đó “Tạo biểu mẫu”.
3. Tùy chỉnh các trường biểu mẫu bằng cách xóa, thêm hoặc đổi tên chúng.
Bạn sẽ nhận thấy rằng các câu hỏi khảo sát được thêm vào biểu mẫu theo mặc định. Sau khi bạn chia sẻ biểu mẫu với những người khác, mỗi bài nộp mới sẽ xuất hiện dưới dạng một hàng mới trong trang tính tương ứng.
Làm thế nào để tạo một biểu mẫu có thể điền trong Smartsheet?
Mọi biểu mẫu bạn tạo trong Smartsheet đều là biểu mẫu có thể điền được. Bạn có thể làm theo các bước tương tự áp dụng cho việc tạo biểu mẫu mới:
1. Mở trang tính trong ứng dụng trình duyệt dành cho máy tính để bàn nơi bạn muốn tạo biểu mẫu.
2. Nhấp vào “Biểu mẫu” và sau đó “Tạo biểu mẫu”.
3. Tùy chỉnh các trường biểu mẫu bằng cách xóa, thêm hoặc đổi tên chúng.
Tên cột trên trang tính của bạn sẽ tự động xuất hiện trên biểu mẫu. Bạn có thể thêm các phần biểu mẫu mới và tùy chỉnh chúng bằng cách nhấp vào từng thành phần biểu mẫu. Bạn có thể chọn trong số nhiều loại cột như văn bản / số, hộp kiểm, ngày, menu thả xuống một hoặc nhiều lựa chọn, v.v.
Tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn
Tạo biểu mẫu trong ứng dụng Smartsheet là một cách tuyệt vời để thu thập và thao tác dữ liệu. Có quyền truy cập dễ dàng vào thông tin quan trọng liên quan đến dự án kinh doanh của bạn là điều cần thiết trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã chỉ cho bạn cách tạo biểu mẫu bằng ứng dụng quản lý dự án mạnh mẽ này. Rất tiếc, người dùng ứng dụng dành cho thiết bị di động có thể không vui vì họ không thể tạo biểu mẫu trên điện thoại của mình. Nhưng điều quan trọng ở đây là mọi người đều có quyền truy cập vào chúng, bất kể họ đang sử dụng thiết bị nào.
Bạn có muốn có tùy chọn tạo biểu mẫu Smartsheet trên điện thoại di động của mình không? Bạn thích sử dụng ứng dụng Smartsheet trên điện thoại hay máy tính để bàn của mình? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới.