Xóa tệp trong Google Tài liệu không phải là việc vặt. Chúng ta thường thấy mình bị quá tải với các tệp, ảnh, nhạc và dữ liệu có giá trị hàng năm trời mà chúng ta không còn cần nữa. Nếu Google Tài liệu của bạn đang đầy khiến việc tìm tài liệu trở nên khó khăn, thì có nhiều cách để sắp xếp và xóa nội dung không mong muốn.
Đôi khi, bạn có thể thấy mình đang nhìn chằm chằm vào danh sách đầy đủ các tệp mà bạn không muốn, không cần hoặc không có đủ chỗ cho.
Theo cá nhân tôi, không có gì lạ khi danh sách Google Tài liệu của tôi hiển thị một loạt các tệp không tên, các bản sao và các tài liệu được chia sẻ không còn hoạt động nữa. Google giúp bạn lưu và chia sẻ tệp dễ dàng đến mức sau một thời gian, tất cả các Tài liệu đó sẽ lộn xộn trên Google Drive của bạn, khiến bạn trở nên vô tổ chức, ảnh hưởng đến năng suất và tăng mức độ căng thẳng của bạn.
Vậy làm cách nào để xóa tất cả các tệp không mong muốn này? Có tệp nào đáng giữ lại không và trong số những tệp bạn đã chọn xóa, chúng có thực sự biến mất không?
Bạn sẽ thấy rằng Google Drive sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình này, vì vậy bạn sẽ có lợi nếu học cách sử dụng tốt Google Drive.
Cách xóa tệp khỏi Google Documents
Tiêu đề có thể nói "nhiều" nhưng tôi cũng sẽ đề cập đến cách tiếp cận được sử dụng để xóa các tệp riêng lẻ. Để xóa một tệp duy nhất khỏi danh sách Google Documents đầy ắp của bạn:
- Khi ở trong Google Tài liệu, hãy chọn tệp bạn muốn xóa và nhấp chuột trái vào biểu tượng Menu (được biểu thị bằng ba dấu chấm dọc) cho tệp đó.
- Từ các tùy chọn được cung cấp trong cửa sổ bật lên, hãy chọn Tẩy để xóa nó khỏi danh sách của bạn.
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện về phía cuối màn hình cho biết rằng tệp đã được chuyển vào thùng rác. Ở phía bên phải của hộp thoại là HOÀN TÁC lựa chọn. Nhấp chuột HOÀN TÁC nếu bạn vô tình xóa một tập tin.
Cách xóa nhiều tài liệu
Google Tài liệu không nhằm mục đích sắp xếp tài liệu của bạn, bạn không thể xóa nhiều tệp cùng một lúc. Thay vào đó, bạn cần truy cập Google Drive. May mắn thay, bạn có thể xóa nhiều tài liệu Google khỏi Google Drive.
Kéo lên danh sách các tệp đã đóng.
Nhấp chuột trái vào tệp bạn muốn xóa. Nếu đây là tệp duy nhất bạn muốn xóa, bạn có thể nhấp vào Thùng rác ở trên cùng bên trái hoặc nhấp chuột phải vào tệp và chọn Tẩy từ menu.
Để xóa nhiều tệp, sau khi nhấp chuột trái vào tệp đầu tiên, hãy giữ ĐIỀU KHIỂN và nhấp chuột trái vào từng tệp còn lại mà bạn muốn xóa.
Tiếp tục làm điều này cho đến khi tất cả các tệp đã được chọn. Nếu các tệp bạn muốn xóa nằm liên tiếp, bạn có thể nhấn giữ Sự thay đổi sau khi chọn tệp đầu tiên và sau đó bấm vào tệp cuối cùng trong chuỗi mà bạn muốn xóa.
Khi tất cả các tệp đã được chọn, hãy nhấp chuột phải vào một trong số chúng và chọn Tẩy từ menu hoặc nhấp vào Thùng rác ở trên cùng bên phải của cửa sổ.
Tất cả các tệp đã được chọn bây giờ sẽ được chuyển đến Rác .
Lưu trữ / Ẩn Google Tài liệu được chia sẻ Cũ hơn & Thư viện Mẫu
Nếu bạn đang tìm cách xóa nhanh trên Google Tài liệu của mình, có một cách đơn giản để ẩn các tài liệu đã được chia sẻ với bạn. Thông thường, chúng tôi nhận thấy rằng Google Drive của chúng tôi đã trở nên lộn xộn với các Tệp được chia sẻ đến mức có thể rất đáng sợ nếu xóa tất cả chúng.
Có một tùy chọn một cú nhấp chuột để xóa giao diện của Google Tài liệu của bạn trong khi vẫn lưu trữ chúng để tham khảo trong tương lai.
Để ẩn các tài liệu bạn không sở hữu, hãy làm như sau:
Nhấp để mở nó và chọn “Không thuộc sở hữu của tôi”. Google Tài liệu của bạn bây giờ sẽ chỉ hiển thị những tài liệu đã được chia sẻ với bạn.
Bạn cũng có thể sử dụng chức năng này để lọc ra bất kỳ tệp nào không thuộc quyền sở hữu của bạn, giúp việc xóa tài liệu bạn không cần nữa trở nên đơn giản hơn.
Ngoài ra, nếu mất danh sách mẫu về mặt trực quan, bạn có thể làm như vậy bằng cách mở menu (được biểu thị bằng ba dấu chấm dọc) nằm ở bên phải của từ 'TEMPLATE GALLERY' và chọn Ẩn các mẫu .
Xóa lịch sử sửa đổi của bạn
Một tính năng của Google Drive là các bản sửa đổi tài liệu của bạn được lưu tự động mà bạn không cần phải làm gì cả. Để xem danh sách các bản sửa đổi, bạn có thể nhấn CTRL + ALT + SHIFT + H đồng thời. Mặc dù tính năng này cực kỳ hữu ích nếu bạn định hoàn nguyên về phiên bản trước của tài liệu hoặc chỉ muốn xem lại những thay đổi đã thực hiện, bạn có thể không muốn những con mắt tò mò khác nhìn thấy nó.
Theo mặc định, sau 30 ngày, tất cả lịch sử sửa đổi sẽ tự động xóa. Tuy nhiên, điều này có thể là một thời gian chờ đợi quá lâu đối với một số người. Tùy chọn duy nhất còn lại là buộc Google Drive xóa hoàn toàn lịch sử sửa đổi ngay lập tức và để làm như vậy, bạn yêu cầu tạo một bản sao của tài liệu đó.
Những gì bạn cần làm là:
- Đăng nhập vào Google Drive và nhấp chuột phải vào tài liệu có lịch sử sửa đổi bạn muốn xóa.
- Lựa chọn 'Tạo một bản sao' từ menu bật lên.
- Khi một bản sao đã được tạo, hãy chọn Tẩy tài liệu được sao chép gần đây (không phải bản sao) hoặc chọn tài liệu và nhấp vào biểu tượng Thùng rác ở trên cùng bên phải. Điều này sẽ không chỉ xóa tài liệu mà còn cả lịch sử sửa đổi của nó.
- Tiếp theo, nhấp chuột phải vào bản sao của tài liệu bạn vừa xóa và chọn Đổi tên từ menu bật lên. Đổi tên tài liệu của bạn thành tiêu đề ban đầu hoặc đặt tên mới, sau đó nhấp vào VÂNG .
- Để xác minh, hãy mở tài liệu và nhấp vào “Tệp”. Chọn “Xem lịch sử phiên bản” từ menu và thấy rằng không còn lịch sử sửa đổi cho tài liệu.
Dọn sạch Thùng rác (Xóa vĩnh viễn)
Cho đến nay, bạn chỉ xóa các tệp và tài liệu khỏi chế độ xem. Để xóa vĩnh viễn một tệp hoặc các tệp, bạn cần thực hiện một thao tác tìm kiếm rác. Sau khi tệp đã bị xóa vĩnh viễn, bất kỳ ai mà bạn đã chia sẻ tệp sẽ mất quyền truy cập vào tệp đó.
Quay lại Google Drive và nhấn vào 'Thùng rác' từ biểu tượng menu. Nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn xóa và nhấn vào ‘Xóa vĩnh viễn.’ Hãy lưu ý tùy chọn ‘Khôi phục’ tại đây. Nếu bạn vô tình xóa một mục, bạn có thể khôi phục mục đó từ thư mục thùng rác trong Google Drive.
Chuyển quyền sở hữu tệp
Nếu bạn có một tệp được chia sẻ (mà bạn là chủ sở hữu) có tầm quan trọng đối với những tệp được chia sẻ, bạn có thể chuyển quyền sở hữu cho họ bằng một vài bước đơn giản.
Bất kỳ ai khác mà bạn đã chia sẻ thư mục hoặc tệp đều có thể xác nhận quyền sở hữu nếu bạn sẵn sàng từ bỏ nó. Để trao quyền sở hữu duy nhất một tệp cho một bên được chia sẻ:
- Đi tới Google Drive và chọn thư mục để chuyển quyền sở hữu. Nếu bạn muốn chọn nhiều thư mục, hãy nhấn giữ ĐIỀU KHIỂN trong khi chọn từng cái hoặc nhấn giữ Sự thay đổi nếu các tệp được căn chỉnh liên tiếp.
- Nhấn vào Chia sẻ biểu tượng ở trên cùng bên phải (được biểu thị bằng hình bóng người có dấu ‘+’)
- Cửa sổ “Chia sẻ với mọi người và nhóm” sẽ mở ra. Chọn tên của người bạn muốn cấp quyền sở hữu.
- Ở bên phải tên của chủ sở hữu tương lai, hãy nhấp vào biểu tượng có mũi tên xuống và thay đổi thành “Đặt làm chủ sở hữu”.
- Một hộp bật lên sẽ hiển thị để xác nhận các thay đổi đã thực hiện, hãy chọn “Có” để xác nhận.
- Nhấp chuột Làm xong để việc chuyển giao có hiệu lực.
Bạn vẫn có thể chỉnh sửa thư mục ngay cả sau khi chuyển quyền sở hữu. Chủ sở hữu mới có thể quyết định có thu hồi quyền truy cập hay không. Giờ đây, bạn có thể xóa thư mục khỏi danh sách Google Drive của mình trong khi vẫn giữ nó an toàn và ổn định với chủ sở hữu mới.
File Shredder (Tất cả các tệp đã bị xóa)
Để xóa tất cả các tệp cho tốt:
- Khi ở trong Google Drive, ở menu bên trái, hãy chọn Rác .
- Kiểm tra để đảm bảo tất cả các tệp bên trong danh sách là những tệp bạn muốn xóa hoàn toàn.
- Ở phần trên của danh sách tệp, hãy nhấp vào Dọn sạch thùng rác để xóa vĩnh viễn tất cả các mục trong danh sách.
