Có lẽ một trong những tính năng tốt nhất mà Smartsheet cung cấp là lập báo cáo dự án. Cho phép người quản lý dự án làm việc với dữ liệu từ các trang tính khác nhau trong một chế độ xem duy nhất có thể tiết kiệm thời gian thực. Tuy nhiên, quá trình này có vẻ khó khăn đối với những người chưa bao giờ lập báo cáo hoặc mới bắt đầu sử dụng Smartsheet. Nếu bạn thuộc bất kỳ loại nào trong hai loại, bạn đã đến đúng nơi.
Trong hướng dẫn từng bước này, chúng tôi sẽ cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết về cách tạo báo cáo trong Smartsheet. Bạn sẽ biết các loại báo cáo khác nhau là gì và cách định cấu hình từng loại.
Cách tạo Báo cáo trong Smartsheet trên PC?
Mọi người quản lý dự án thành công cần biết cách làm việc đa nhiệm một cách hiệu quả. Theo kịp các nhiệm vụ đang diễn ra, doanh số hàng tuần hoặc các dự án khác có thể khó khăn nếu không có báo cáo kịp thời về từng hoạt động này. Báo cáo đặc biệt hữu ích để trả lời các câu hỏi kinh doanh cốt lõi và quản lý và theo dõi quy trình làm việc.
Bạn có thể chỉnh sửa, tóm tắt hoặc sắp xếp tất cả dữ liệu trong một báo cáo. Sau khi đã tạo thành công, bạn có thể gửi, chia sẻ hoặc xuất bản nó với đồng nghiệp hoặc các bên liên quan của mình.
Bạn có thể tạo hai loại báo cáo cơ bản trong ứng dụng trình duyệt Smartsheet trên máy tính để bàn: Báo cáo Tóm tắt Hàng và Trang tính.
Báo cáo Hàng ngay lập tức tích lũy dữ liệu hàng từ các trang tính khác nhau. Nhờ các báo cáo này, bạn có thể có cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ chưa hoàn thành, các khoản thanh toán không thành công hoặc bất kỳ thông tin nào khác được xếp thành hàng.
Báo cáo Tóm tắt Trang tính hiển thị thông tin trường tóm tắt trên các trang tính khác nhau. Đây là một công cụ tuyệt vời để có được cái nhìn tổng quan chi tiết về các dự án khác nhau.
Bạn có thể tạo Báo cáo hàng và Báo cáo tóm tắt trong Trình tạo Báo cáo bên trong ứng dụng trình duyệt Smartsheet trên máy tính để bàn. Quy trình này bao gồm khá nhiều bước, nhưng chúng sẽ là một phần bánh cho những ai làm theo các hướng dẫn bên dưới một cách cẩn thận:
Báo cáo hàng
Bước 1: Tạo Báo cáo Hàng
- Đăng nhập vào tài khoản trình duyệt Smartsheet của bạn trên máy tính để bàn.
- Điều hướng đến ký hiệu Menu ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ.
- Nhấp vào dấu cộng để vào Trung tâm Giải pháp.
- Nhấp vào “Tạo” ở thanh bên bên trái.
- Chọn "Báo cáo" từ các tùy chọn được hiển thị.
- Một cửa sổ nhắc sẽ hiển thị yêu cầu bạn đặt tên cho báo cáo và chọn loại báo cáo.
- Chọn “Báo cáo hàng” và nhấp vào “OK”.
Bây giờ bạn sẽ phải định cấu hình báo cáo của mình để có thể sử dụng nó.
Bước 2: Định cấu hình báo cáo hàng
Sử dụng các tab trong thanh công cụ phía trên để định cấu hình báo cáo Hàng. Bạn có thể định cấu hình như sau: Trang tính nguồn, Cột để hiển thị, Tiêu chí bộ lọc, Nhóm, Tóm tắt, Sắp xếp. Ví dụ: trong tab Tiêu chí Bộ lọc, bạn có thể chọn các điều kiện để hiển thị trong báo cáo của mình. Bạn có thể lọc theo nhận xét, phòng ban, mô tả, được chỉ định cho và nhiều hơn nữa.
Bước 3: Sắp xếp kết quả báo cáo hàng
Một phần thiết yếu của việc tạo báo cáo hàng là sắp xếp kết quả theo các trường:
- Nhấp vào phần “Sắp xếp” trong menu thanh công cụ.
- Chọn một trường để sắp xếp báo cáo.
- Chọn “Sắp xếp giảm dần” hoặc “Sắp xếp tăng dần” về cách bạn muốn sắp xếp kết quả.
Nếu bạn muốn thêm các tiêu chí sắp xếp khác, hãy nhấp vào tùy chọn “Sắp xếp theo cột khác”. Bạn có thể sắp xếp kết quả báo cáo theo không quá ba trường.
Cách tạo Báo cáo trong Ứng dụng Smartsheet trên iPhone?
Ứng dụng Smartsheet trên iPhone cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa thông tin trong tất cả các trang tính và báo cáo có sẵn. Đây có thể là một cứu cánh thực sự khi bạn ra ngoài mà không có máy tính của mình và bạn nhận được một nhiệm vụ cấu hình dữ liệu ngẫu hứng cần được thực hiện ngay lập tức.
Tuy nhiên, ứng dụng Smartsheet dành cho thiết bị di động không cho phép người dùng tạo báo cáo mới. Theo khuyến nghị trên trang web của họ, tốt nhất bạn nên sử dụng ứng dụng với các báo cáo hoặc trang tính đã thiết lập trước đó. Bạn nên sử dụng phiên bản dành cho máy tính để bàn để thiết lập báo cáo hoặc xây dựng tự động hóa, áp dụng công thức và các thay đổi quản trị khác. Bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với các cột trên điện thoại của mình nếu bạn là Quản trị viên hoặc Chủ sở hữu trang tính.
Cách tạo báo cáo trong ứng dụng Smartsheet trên Android?
Có quyền truy cập vào các báo cáo Smartsheet trên thiết bị Android của bạn có thể tiện lợi một cách đáng ngạc nhiên, đặc biệt là khi máy tính của bạn ở ngoài tầm với. Rất tiếc, ứng dụng Smartsheet dành cho Android vẫn chưa hỗ trợ tạo báo cáo mới.
Bạn có thể truy cập tất cả các báo cáo trên không gian làm việc của mình bất kỳ lúc nào bằng thiết bị Android. Bạn cũng có thể chỉnh sửa các cột nếu bạn là Chủ sở hữu hoặc Quản trị viên của báo cáo. Tốt nhất nên tạo báo cáo, trang tính mới hoặc làm việc với bất kỳ thay đổi quản trị nào trên phiên bản Smartsheet dành cho máy tính để bàn.
Làm thế nào để tạo một báo cáo tóm tắt trong Smartsheet?
Tạo báo cáo tóm tắt cho phép các nhóm tích lũy các trường tóm tắt cụ thể từ các trang tính khác nhau ở một nơi. Làm như vậy cho phép mọi người phát hiện thông tin và dữ liệu quan trọng trong chế độ xem cấp danh mục đầu tư. Sau đó, bạn có thể dễ dàng kết hợp dữ liệu thành các nhóm, tóm tắt thông tin bằng cách áp dụng các chức năng và hơn thế nữa.
Dưới đây là những điều bạn nên biết trước khi tạo báo cáo tóm tắt trong Smartsheet:
- Các trường tóm tắt trong tất cả các trang tính mà bạn định bao gồm phải được đặt tên nhất quán. Ứng dụng sẽ loại trừ thông tin cho một bản tóm tắt cụ thể nếu có sự khác biệt nhỏ nhất về khoảng cách hoặc chính tả.
- Sử dụng các loại trường giống nhau cho tất cả các bản tóm tắt tích lũy cùng một dữ liệu. Ví dụ: bạn muốn tất cả các cột có định dạng đơn vị tiền tệ nếu bạn đang tổng hợp thông tin về tiền. Điều này sẽ giúp tránh xa các cột báo cáo trùng lặp. Nếu một số trường chỉ là số và những trường khác là đơn vị tiền tệ, bạn sẽ có hai cột - một cột cho mỗi loại trường.
Dưới đây là cách tạo báo cáo tóm tắt trong Smartsheet:
- Khởi chạy ứng dụng Smartsheet trên trình duyệt máy tính để bàn của bạn.
- Đi tới Thanh Menu ở góc trên bên phải. Đó là menu có ba đường kẻ ngang.
- Chọn “Trung tâm giải pháp”, được làm nổi bật dưới dạng dấu cộng.
- Nhấp vào nút "Báo cáo".
- Bạn sẽ thấy lời nhắc yêu cầu bạn đặt tên cho báo cáo và chọn loại báo cáo.
- Chọn tùy chọn “Báo cáo Tóm tắt Trang tính”.
- Nhấn “OK”.
- (Tùy chọn, có thể thực hiện sau) Trong phần “Trang tính nguồn”, chọn trang tính nguồn có trường tóm tắt trang tính mà bạn muốn đưa vào.
- (Tùy chọn, có thể thực hiện sau) Trong “Trường hiển thị”, hãy chỉ định các cột để hiển thị. Đây là những trường tóm tắt mà bạn muốn thêm.
Bạn có thể thêm báo cáo tóm tắt trang tính trực tiếp vào trang tổng quan của mình bằng tiện ích con báo cáo. Bạn cũng có thể trực quan hóa dữ liệu báo cáo thành biểu đồ hoặc đồ thị và giúp đồng nghiệp của bạn truy cập thông tin dễ dàng hơn.
Để tạo chế độ xem danh mục đầu tư của tất cả dữ liệu được bao gồm, bạn cần xác định thông tin nào cần đưa vào báo cáo tóm tắt. Bạn có thể làm như vậy bằng cách điều hướng qua cài đặt thanh công cụ:
- Trang tính Nguồn: Chỉ định trang tính và tóm tắt trang tính nào cần đưa vào báo cáo.
- Cột để Hiển thị: Chọn trường tóm tắt để đưa vào báo cáo.
- Tiêu chí Bộ lọc: Đặt các tham số cho thông tin được hiển thị trong báo cáo.
- Nhóm: Tổ chức các hàng bằng cách nhóm dữ liệu tương tự thành các phân loại logic.
- Tóm tắt: Trích xuất thông tin báo cáo cốt lõi.
- Sắp xếp: Chọn cách sắp xếp dữ liệu tóm tắt báo cáo.
Để áp dụng tất cả những thay đổi này, hãy nhấp vào “Lưu” ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ ứng dụng. Sau đó, bạn sẽ có thể xem tất cả thông tin đáp ứng các tiêu chí đã chọn ở trên.
Làm cách nào để tạo Báo cáo trạng thái trong Smartsheet?
Báo cáo trạng thái giúp tóm tắt tiến độ tổng thể của dự án và mục tiêu chính của chúng là thông báo cho mọi người về những thay đổi đang diễn ra và những rủi ro tiềm ẩn hoặc những trở ngại. May mắn thay, Smartsheet có rất nhiều mẫu miễn phí mà bạn có thể sử dụng để tạo báo cáo trạng thái chi tiết. Bạn có thể tìm thấy chúng trên trang này.
Bạn cũng có thể tạo báo cáo trạng thái của riêng mình và chỉ xem các mẫu để tìm cảm hứng. Dưới đây là một số phần cơ bản bạn nên đưa vào báo cáo trạng thái của mình:
- Tên dự án. Đây là nơi bạn viết tên của dự án. Tên phải đủ rõ ràng để tất cả các bên liên quan có thể xem báo cáo trạng thái.
- Quản lý dự án. Tên người phụ trách dự án.
- Thời gian dự án. Khoảng thời gian mà dự án bao gồm.
- Ngày hoàn thành. Bạn nên viết ngày hết hạn của dự án ở đây. Nếu không có ngày đến hạn chính xác, bạn có thể viết ngày đến hạn ước tính.
- Ngân sách. Tình trạng ngân sách dự án của bạn là gì? Đây là nơi bạn nhập cho dù nó có đúng mục tiêu hay không.
- Lịch trình. Đây là nơi bạn viết ra trạng thái lịch trình dự án của mình. Có bất kỳ rào cản nào hoặc mọi thứ có đang đi đúng hướng cho đến nay không?
- Phẩm chất. Tại đây, bạn có thể nhập liệu dự án thành công hay nghiêng về rủi ro.
- Phạm vi. Viết ra phạm vi của dự án và dự án ban đầu quá lớn hay nhỏ.
- Rủi ro. Viết về tất cả những rủi ro mà dự án của bạn phải đối mặt. Tình trạng của họ bây giờ là gì?
- Khoanh vùng. Đề cập đến bất kỳ rào cản nào khác có thể gây trở ngại cho dự án của bạn.
Những phần này sẽ là quá đủ để tạo ra một báo cáo rõ ràng theo dõi tất cả các giai đoạn thành công của một dự án.
Tạo báo cáo trong Smartsheet
Tạo báo cáo để theo dõi tiến độ dự án là điều cần thiết để đảm bảo quy trình làm việc chi tiết, gọn nhẹ và tiết kiệm thời gian. Bằng cách kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính vào một chế độ xem danh mục đầu tư, bạn có thể dễ dàng chia sẻ thông tin chính với các bên liên quan. Với Smartsheet, bạn có thể làm được điều đó. Hy vọng rằng sau khi đọc hướng dẫn của chúng tôi, bạn có thể tự tạo báo cáo trong Smartsheet.
Bạn thấy loại báo cáo nào đặc biệt hữu ích cho việc quản lý dự án? Chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới.