Nếu bạn muốn biết cách xóa Workspace trong Asana, câu trả lời ngắn gọn là - bạn không thể. Vì liên quan đến nhiều người dùng, nền tảng không cho phép bạn xóa hoàn toàn. Tuy nhiên, có nhiều cách để giải quyết vấn đề đó.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cách hủy kích hoạt Không gian làm việc trong Asana mà không xóa nó.
Làm thế nào để tạo một không gian làm việc mới trong Asana?
Chính xác thì Workspace là gì? Khi điều phối dự án nhóm, tốt nhất bạn nên tạo không gian chung để lưu trữ tài liệu và trao đổi tệp. Không gian đó được gọi là Workspace.
Điều tuyệt vời ở Asana là bạn không cần một miền email chung để cộng tác với mọi người. Mọi người tham gia đều có thể sử dụng email cá nhân của họ để truy cập. Bạn cũng có thể trở thành một phần của nhiều Tổ chức bằng một tài khoản. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể truy cập những người bạn thuộc về do chính sách bảo mật.
Đổi lại, các thành viên khác sẽ không thể nhìn thấy Không gian làm việc của bạn trừ khi bạn gửi lời mời cho họ. Dưới đây là cách tạo Không gian làm việc mới trong Asana:
- Để mở “Cài đặt hồ sơ của tôi”, hãy nhấp vào hình ảnh hồ sơ của bạn.
- Mở “Tab khác”.
- Chọn “Tạo không gian làm việc mới”.
Sau khi hoàn thành, bạn có thể bắt đầu mời cộng tác viên tham gia cùng mình.
Sau khi dự án hoàn thành, bạn có thể sẽ không sử dụng Không gian làm việc cụ thể đó nữa. Tuy nhiên, bạn không thể thực sự xóa nó khỏi Asana. Thay vào đó, bạn phải thực hiện các bước nhất định để hủy kích hoạt nó. Đây là cách thực hiện:
- Loại bỏ tất cả các tác vụ trên Workspace. Bạn có thể làm như vậy bằng cách định vị các tác vụ trên ngăn chính và sử dụng phím tắt Tab + Backspace. Bạn cũng có thể mở ngăn bên phải và nhấp vào “Xóa tác vụ”.
- Xóa các dự án. Mở menu thả xuống bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên nhỏ bên cạnh tiêu đề. Chọn “Xóa dự án”.
- Xóa tất cả các thành viên trong nhóm. Đi tới Cài đặt nhóm> Thành viên. Chọn tất cả các thành viên không bao gồm chính bạn. Nhấp vào “Xóa”.
Sau khi hoàn tất việc xóa tất cả dữ liệu, bây giờ bạn có thể rời khỏi Không gian làm việc. Đây là cách thực hiện:
- Mở hồ sơ của bạn và nhấp vào ảnh của bạn.
- Đi tới “Thêm”.
- Chọn “Xóa tôi khỏi Không gian làm việc này”.
Vì không còn bất kỳ Thành viên hoặc tệp nào nữa, nên Không gian làm việc vẫn tốt như đã bị xóa.
Làm thế nào để giới hạn quyền truy cập cho thành viên trong Asana?
Bạn có thể sắp xếp toàn bộ không gian bằng cách sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. Với tư cách là người sáng tạo, bạn sẽ là người đầu tiên gửi lời mời đến các thành viên khác. Đây là cách thực hiện:
- Mở “Tab thành viên”.
- Tìm nút “Mời thành viên” và nhấp vào nút đó.
- Nhập địa chỉ email của cộng tác viên của bạn.
- Từ menu thả xuống, hãy chọn dự án bạn muốn chia sẻ với họ.
- Nhấp vào “Gửi”.
Trong trường hợp bạn vô tình gửi lời mời đến nhầm người, bạn không thể thay đổi lời mời. Đây là cách bạn có thể hủy lời mời:
- Mở “Thành viên”.
- Tìm lời mời mà bạn muốn thu hồi.
- Nhấp vào ba dấu chấm nhỏ bên cạnh địa chỉ email.
- Nhấp vào “Hủy lời mời”.
Bảng điều khiển dành cho quản trị viên cũng cho phép bạn xác định những người có quyền truy cập vào các dự án hoặc nhiệm vụ nào. Căn cứ vào mức độ thông thủy, có hai loại thành viên. Không gian làm việc Thành viên có quyền truy cập không giới hạn và có thể gửi lời mời, tùy chỉnh Không gian làm việc, v.v.
Khi bạn đưa ai đó trở thành Thành viên có quyền truy cập có giới hạn, bạn sẽ cho phép họ tạo và chỉnh sửa các dự án cũng như mời các Thành viên bị hạn chế khác. Tuy nhiên, họ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với Không gian làm việc cũng như không thể chuyển đổi tư cách thành viên của người khác. Dưới đây là cách giới hạn quyền truy cập đối với Thành viên trong Asana:
- Sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, mở tab “Thành viên”.
- Tìm người có tư cách thành viên mà bạn muốn chuyển đổi.
- Nhấp vào ba chấm nhỏ ở phía bên tay phải.
- Chọn “Thành viên có quyền truy cập hạn chế”.
Thành viên và quản trị viên của Không gian làm việc cũng có thể xóa mọi người khỏi Không gian làm việc, trong khi Thành viên có quyền truy cập hạn chế thì không. Điều này rất hữu ích, trong trường hợp bạn vô tình thêm nhầm người vào dự án. Đây là cách thực hiện:
- Đi tới Cài đặt nhóm> Thành viên.
- Tìm tên của người đó trong danh sách Thành viên.
- Chọn “Xóa”.
Làm thế nào để nhập công việc vào Asana?
Có một số công cụ quản lý công việc giúp bạn chuyển khối lượng công việc của mình sang Asana. Bạn có thể di chuyển bất kỳ dữ liệu nào từ các chương trình bảng tính như Excel và Smartsheet.
Nếu muốn tìm hiểu cách nhập các tác vụ vào Asana, trước tiên bạn phải tải xuống Trình nhập CVS. Bạn sẽ có thể nhập tên nhiệm vụ và mô tả, cũng như ngày hoàn thành và ngày bắt đầu, cộng tác viên, trường tùy chỉnh, v.v.
Dưới đây là cách nhập các tác vụ vào Asana bằng cách sử dụng Trình nhập CVS:
- Đăng nhập vào tài khoản Asana của bạn.
- Tìm nút + trên thanh menu phía trên. Nhấp để bắt đầu một dự án mới.
- Chọn “Thêm nhiệm vụ qua” từ menu thả xuống, sau đó nhấp vào “CSV”.
- Sử dụng chuột để kéo tệp đến trình nhập.
- Tùy thuộc vào việc bảng tính của bạn có hàng tiêu đề hay không, hãy nhấp vào “Sử dụng hàng đầu tiên làm tên cột”.
- Điền thông tin vào cửa sổ "Cột bản đồ".
- Nhấp vào nút ở góc dưới bên trái để bắt đầu nhập.
Trước khi nhập tác vụ, bạn có thể thực hiện một số thay đổi định dạng cho các mục nhập dữ liệu của mình. Nếu bạn ánh xạ bảng tính của mình sang Asana, mọi thứ sẽ chạy mượt mà hơn. Dưới đây là một số mẹo về cách đặt tên cho các cột để tự động ánh xạ chúng trong Asana:
- Bạn có thể thêm một người được giao vào các nhiệm vụ riêng lẻ. Sử dụng địa chỉ email của họ để lập bản đồ thành công.
- Tách ngày bắt đầu và ngày đến hạn thành hai cột. Để theo dõi chúng trong Asana, bạn phải sử dụng định dạng tháng / ngày / năm.
- Tạo các trường tùy chỉnh chi tiết, nếu bạn sở hữu Asana Premium. Sử dụng các phần để xác định mức độ ưu tiên của bạn.
- Đặt các mốc quan trọng để giúp bạn theo dõi sự phát triển của dự án.
Làm thế nào để Hủy Asana?
Nếu bạn đã chuyển sang một người quản lý dự án khác, bạn có thể hủy đăng ký Asana của mình bất kỳ lúc nào. Điều này áp dụng cho cả người dùng miễn phí và Chủ sở hữu thanh toán. Chủ sở hữu thanh toán cũng có quyền truy cập vào tất cả các tính năng đã mua cho đến khi đến ngày gia hạn. Sau khi bạn hủy đăng ký, bạn không thể sử dụng bất kỳ công cụ nào nữa.
Với tư cách là Chủ sở hữu thanh toán, bạn cũng có thể hủy các gói trả phí riêng lẻ bất kỳ lúc nào. Ví dụ: đây là cách hủy Không gian làm việc cao cấp:
- Mở Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
- Chuyển đến "Tab Thanh toán".
- Nhấp vào “Chỉnh sửa kế hoạch”.
- Chọn để hủy bỏ.
Bạn có thể thực hiện tất cả các loại thay đổi đối với đăng ký của mình qua "tab Thanh toán". Ngoài việc chuyển sang gói trả phí mới, bạn cũng có thể chuyển Quyền sở hữu cho một Thành viên khác. Hãy nhớ rằng chỉ Thành viên không gian làm việc mới có thể là Chủ sở hữu thanh toán. Các thành viên có quyền truy cập hạn chế không được phép ảnh hưởng đến các gói trả phí.
Asana cũng có thời gian dùng thử 30 ngày. Chính sách hủy bỏ là giống nhau, có nghĩa là bạn có thể kết thúc dùng thử vào bất kỳ thời điểm nào. Dưới đây là cách hủy Asana trong thời gian dùng thử miễn phí:
- Đi tới Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
- Mở "Tab Thanh toán".
- Nhấp vào “Hủy dùng thử” để kết thúc đăng ký miễn phí của bạn.
Câu hỏi thường gặp bổ sung
1. Làm cách nào để xóa Asana?
Thời gian dùng thử miễn phí là một cách tuyệt vời để xác định liệu thứ gì đó có phù hợp với bạn hay không. Nếu hóa ra Asana không theo ý bạn, thì bạn có thể hủy kích hoạt tài khoản của mình. Đây là cách thực hiện:
1. Đăng nhập vào tài khoản của bạn và đi tới “Cài đặt cấu hình”.
2. Mở “tab Tài khoản”.
3. Chọn tùy chọn để “Hủy kích hoạt tài khoản.”
Hãy nhớ rằng hành động này là không thể thay đổi. Khi bạn chọn hủy kích hoạt, bạn sẽ mất tất cả dữ liệu từ tài khoản đó. Nếu bạn thay đổi ý định về Asana, bạn phải đăng nhập lại từ đầu.
Nếu bạn là thành viên của Tổ chức hoặc Không gian làm việc, bạn không phải lo lắng về việc làm gián đoạn dự án. Tất cả các tác vụ sẽ vẫn nguyên vẹn ngay cả khi bạn xóa tài khoản của mình.
2. Làm cách nào để bạn xóa không gian làm việc trên cuộc trò chuyện nhóm?
Đương nhiên, Asana không phải là phần mềm duy nhất để làm việc từ xa. Trò chuyện nhóm là một giải pháp khác để quản lý dự án cung cấp các công cụ cộng tác tương tự. Bạn có thể sử dụng nó trên cả thiết bị iOS và Android và nó cung cấp đăng ký hàng tháng.
Giống như trong Asana, bạn có thể chia sẻ tệp của mình bằng cách tạo Không gian làm việc cho nhóm của bạn. Sau đó, các thành viên có thể tùy chỉnh Không gian làm việc theo ý thích của mình và mời thêm người tham gia. Dưới đây là cách tạo Không gian làm việc mới trên Trò chuyện nhóm:
1. Đăng nhập vào tài khoản của bạn và mở trang tổng quan.
2. Tìm nút “Tạo không gian làm việc mới” và nhấp vào nút đó.
3. Chọn một tài khoản cho Không gian làm việc và nhấp vào “Tiếp theo”.
Bạn có thể bắt đầu gửi lời mời sau khi đã hoàn thành các bước.
Không giống như Asana, Huddle cho phép bạn xóa không gian được chia sẻ sau khi bạn hoàn thành dự án. Tuy nhiên, chỉ Quản trị viên tài khoản mới có quyền làm như vậy. Dưới đây là cách xóa Không gian làm việc trên Trò chuyện nhóm:
1. Đi tới hồ sơ của bạn. Nhấp vào mũi tên ở góc trên cùng bên phải để mở menu thả xuống.
2. Đi tới Cài đặt tài khoản> Không gian làm việc.
3. Tìm Vùng làm việc bạn muốn xóa. Chọn “Xóa” từ danh sách các hành động.
4. Xác nhận.
Sau khi xóa Không gian làm việc trong Trò chuyện nhóm, bạn không thể hoàn tác. Đảm bảo hoàn thành tất cả các tác vụ trước khi bạn quyết định xóa Không gian làm việc.
Một ngày làm việc trung thực
Làm việc từ xa chưa bao giờ dễ dàng hơn thế, nhờ một loạt các phần mềm quản lý dự án. Asana chắc chắn đứng đầu danh sách khi nói đến các công cụ cộng tác và giao diện thân thiện với người dùng.
Tạo Không gian làm việc là một cách tuyệt vời để tổ chức, đặc biệt là khi nói đến các dự án lớn hơn. Mặc dù bạn không thể xóa nó theo đúng nghĩa đen khi công việc hoàn thành, Asana cung cấp một tùy chọn để hủy kích hoạt nó.
Bạn có sử dụng Asana hay bất kỳ phần mềm quản lý công việc nào khác không? Bạn có thấy Workspace thiết thực hay nó là một trở ngại? Bình luận bên dưới và chia sẻ kinh nghiệm của bạn với cộng tác từ xa.