Google Trang tính tương tự như Microsoft Excel. Mặc dù không thể cạnh tranh trực tiếp với mọi tính năng của ứng dụng kế thừa của Microsoft, nhưng Trang tính vẫn giữ vị trí của riêng mình như một công cụ bảng tính mạnh mẽ có khả năng cân bằng ngân sách, thực hiện các phương trình và theo dõi dữ liệu trong thời gian thực.
Nhiều tính năng của Excel được sao chép hoặc sao chép bên trong Trang tính, giúp bạn dễ dàng chuyển đổi từ bộ năng suất của Microsoft sang các dịch vụ của riêng Google. Người dùng có bảng tính cơ bản (những bảng tính không có macro hoặc phần tử thiết kế tùy chỉnh) trên thực tế có thể chỉ cần nhập trực tiếp các tệp Excel của họ vào Trang tính mà không gặp bất kỳ sự cố hoặc trục trặc nào.
Một vấn đề mà người dùng bảng tính gặp phải là trong quá trình nhập và đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn (một trong nhiều tác vụ mà bảng tính thực hiện rất tốt), không có gì lạ khi các ô, hàng và cột trống ngẫu nhiên xuất hiện. bên trong tài liệu. Mặc dù vấn đề này có thể quản lý được trong các trang tính nhỏ hơn, nơi bạn chỉ có thể xóa các hàng theo cách thủ công, nhưng đó là một vấn đề lớn khi nó xuất hiện trong các tài liệu lớn hơn.
Tuy nhiên, việc loại bỏ những khoảng trống này rất nhanh chóng và dễ dàng nếu bạn biết các bước thích hợp. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách xóa tất cả các hàng và cột trống trong tài liệu Google Trang tính của bạn bằng cách sử dụng bộ lọc tự động.
Phương pháp đơn giản
Nếu bạn đang cố gắng xóa tất cả các hàng trống bên dưới nội dung của mình, bạn có thể làm được. Để loại bỏ tất cả các cột trống, chỉ cần nhấp vào hàng bạn muốn bắt đầu và sử dụng các lệnh bàn phím sau:
quả táo - Command + Shift + Mũi tên Xuống
máy tính - Control + Shift + Mũi tên Xuống
Sau khi làm xong việc này, bạn sẽ nhận thấy toàn bộ trang tính được tô sáng. Nhấp chuột phải và chọn tùy chọn để xóa tất cả các hàng. Thành phẩm của bạn sẽ như thế này:
Bạn cũng có thể làm tương tự cho tất cả các cột bên phải dữ liệu của mình. Sử dụng các lệnh tương tự như trên, sử dụng Mũi tên phải, đánh dấu tất cả các cột, nhấp chuột phải và xóa. Điều này để lại một biểu dữ liệu trông sạch hơn nhiều.
Sử dụng Bộ lọc Tự động
Thiết lập bộ lọc tự động
Đơn giản thôi; một bộ lọc tự động lấy các giá trị bên trong các cột Excel của bạn và biến chúng thành các bộ lọc cụ thể dựa trên nội dung của mỗi ô — hoặc trong trường hợp này là thiếu các giá trị đó.
Mặc dù ban đầu được giới thiệu trong Excel 97, bộ lọc tự động (và bộ lọc nói chung) đã trở thành một phần lớn của các chương trình bảng tính, mặc dù có một số ít người dùng biết và sử dụng chúng.
Chức năng tự động lọc có thể được sử dụng cho một số phương pháp sắp xếp khác nhau. Trên thực tế, chúng đủ mạnh để sắp xếp và đẩy tất cả các ô trống xuống cuối hoặc đầu bảng tính của bạn.
- Bắt đầu bằng cách mở bảng tính có chứa các hàng và cột trống mà bạn muốn xóa khỏi tài liệu của mình.
- Khi tài liệu đã mở, hãy thêm một hàng mới ở đầu bảng tính của bạn. Trong ô đầu tiên (A1), nhập bất kỳ tên nào bạn muốn sử dụng cho bộ lọc của mình. Đây sẽ là ô tiêu đề cho bộ lọc mà chúng tôi sắp tạo.
- Sau khi tạo hàng mới, hãy tìm biểu tượng Bộ lọc trong hàng lệnh bên trong Google Trang tính. Nó được hình bên dưới; hình dạng chung của nó tương tự như một hình tam giác lộn ngược với một đường chạy dọc phía dưới, giống như một ly martini.
Nhấp vào nút này sẽ tạo một bộ lọc, theo mặc định sẽ đánh dấu một số ô của bạn bằng màu xanh lục ở phía bên trái của bảng điều khiển. Vì chúng tôi muốn bộ lọc này mở rộng đến toàn bộ tài liệu của mình, hãy nhấp vào menu thả xuống nhỏ bên cạnh biểu tượng bộ lọc. Tại đây, bạn sẽ thấy một số tùy chọn để thay đổi bộ lọc của mình. Ở đầu danh sách, hãy chọn “Tạo chế độ xem bộ lọc mới.”
Bảng điều khiển Google Trang tính của bạn sẽ mở rộng và chuyển sang màu xám đậm, cùng với một điểm nhập để bạn chèn các thông số của bộ lọc của mình. Việc bạn đưa vào từng cột đơn lẻ không quan trọng, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn đã bao gồm mọi hàng và cột trong tài liệu có khoảng trống. Để an toàn, bạn chỉ cần có bộ lọc che toàn bộ tài liệu của mình. Để nhập thông tin này vào tài liệu của bạn, hãy nhập một cái gì đó như A1: G45, trong đó A1 là ô bắt đầu và G45 là ô kết thúc. Mọi ô ở giữa sẽ được chọn trong bộ lọc mới của bạn.
Sử dụng bộ lọc tự động để di chuyển ô trống
Phần tiếp theo này có vẻ hơi kỳ lạ vì nó sẽ di chuyển và sắp xếp lại dữ liệu của bạn theo cách có vẻ phản trực giác ở mức tốt nhất và phá hoại ở mức tồi tệ nhất.
Khi bộ lọc của bạn đã được chọn, hãy nhấp vào biểu tượng ba dòng màu xanh lục trong cột A1 của bảng tính nơi bạn đã đặt tiêu đề trước đó. Chọn “Sắp xếp A-Z” từ menu này. Bạn sẽ thấy dữ liệu của mình di chuyển theo thứ tự bảng chữ cái, bắt đầu bằng số và theo sau là chữ cái.
Trong khi đó, các khoảng trống sẽ được đẩy xuống cuối bảng tính của bạn. Tiếp tục sử dụng từng cột trong bảng tính của bạn cho đến khi các ô trống của bạn di chuyển xuống cuối màn hình và bạn có một khối dữ liệu vững chắc được hiển thị ở đầu Google Trang tính. Điều này có thể sẽ làm cho dữ liệu của bạn trở thành một mớ hỗn độn khó hiểu, khó đọc — đừng lo lắng, cuối cùng thì điều này cũng sẽ giải quyết được.
Xóa các ô trống của bạn
Khi các ô trống của bạn đã được chuyển đến cuối bảng tính, việc xóa chúng cũng đơn giản như xóa bất kỳ ô nào khác. Sử dụng chuột để đánh dấu và chọn các ô trống trên bảng tính của bạn đã được di chuyển đến cuối tài liệu.
Tùy thuộc vào số lượng ô trống và khu vực làm việc của bảng tính, bạn có thể muốn thu nhỏ màn hình của mình một chút để xem thêm khu vực xung quanh (hầu hết các trình duyệt, bao gồm cả Chrome, cho phép bạn thu phóng bằng cách sử dụng Ctrl / Cmd và các nút + và -; bạn cũng có thể giữ Ctrl / Cmd và sử dụng con lăn trên chuột hoặc bàn di chuột của mình).
Nhấp và giữ để chọn các ô trống xung quanh và kéo chuột của bạn qua mọi ô. Hoặc, làm theo các bước được liệt kê ở trên để xóa nhanh tất cả các ô bên dưới và bên phải dữ liệu của bạn.
Sau khi được đánh dấu, chỉ cần nhấp chuột phải để xóa các ô trống.
Tổ chức lại bảng tính của bạn
Bây giờ bạn đã xóa các ô trống vi phạm, bạn có thể sắp xếp lại bảng tính của mình trở lại thứ tự bình thường. Trong khi nhấp vào nút menu ba hàng tương tự từ trước đó bên trong bộ lọc sẽ chỉ cho phép bạn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc ngược lại. Có một tùy chọn sắp xếp khác: tắt bộ lọc tự động của bạn.
Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút menu hình tam giác bên cạnh biểu tượng tự động lọc bên trong Trang tính. Bên trong menu này, bạn sẽ thấy một tùy chọn cho bộ lọc của mình (được gọi là “Bộ lọc 1” hoặc bất kỳ bộ lọc số nào bạn đã thực hiện) cũng như một tùy chọn cho “Không có”. Để tắt bộ lọc bạn đã áp dụng trước đó, chỉ cần chọn “Không có” từ menu này.
Bảng tính của bạn sẽ trở lại bình thường như phép thuật nhưng không có ô trống, bạn đã xóa trước đó.
Với các ô đã bị xóa, bạn có thể tiếp tục tổ chức lại và thêm lại dữ liệu vào bảng tính của mình. Nếu vì bất kỳ lý do gì, phương pháp này khiến dữ liệu của bạn không theo thứ tự, thì việc đảo ngược nó cũng đơn giản như đi sâu vào lịch sử tài liệu của bạn và hoàn nguyên về bản sao trước đó.
Bạn cũng có thể sử dụng chức năng sao chép và dán để di chuyển dữ liệu của mình một cách dễ dàng mà không phải đối mặt với hàng trăm ô trống chặn đường dẫn của bạn. Đây không phải là một giải pháp hoàn hảo nhưng nó hoạt động để đẩy dữ liệu của bạn lên trên khối lượng ô trống trong tài liệu của bạn. Và vào cuối ngày, nó dễ dàng hơn nhiều so với việc xóa hàng loạt từng hàng một.